Cómo escribir un informe de hechos

Los informes son el método más común de dispersión de información en el mundo de los negocios. Los informes de hechos analizan y describen una situación e incluyen una gran cantidad de datos precisos. Los redactores de informes exitosos saben que escribir el informe es solo el final del proceso. Planifican su informe, consideran su propósito y quién lo va a leer y deciden qué poner en él y cómo organizarlo de manera efectiva. Un informe fáctico bien escrito y bien presentado es el resultado de un proceso cuidadosamente planificado.

Identificar el lector y establecer objetivos

Considerar el conocimiento del lector

Considera lo que el lector ya sabe. Los problemas comunes en los informes fácticos son sobreestimar y subestimar el conocimiento del lector. Es fácil abrumar a las personas con jerga o aburrirlas con información simplista. Trate de averiguar cuánto sabe su lector y comuníquese con el nivel de conocimiento adecuado.

Entender los intereses de sus lectores

Piensa en la postura del lector. El lector puede tener intereses especiales, gustos o disgustos. Entiende lo que tu lector realmente quiere. Entregue un informe que se adapte a sus actitudes o puede que no se lea. Reflexione sobre si la persona que está leyendo el informe lo hará basándose en ideas preconcebidas sobre los contenidos.

Decida qué conocimiento necesita el lector

Decida qué conocimiento objetivo necesita el lector. Considere en qué medida necesita proporcionar información de antecedentes o definir términos técnicos.

Considere los hechos deseados

Mira qué hechos el lector quiere aprender. Piense en cómo los datos fácticos que está presentando entregarán esto. A veces, el proceso puede mostrar que un informe no es necesario en absoluto o que el objetivo se puede cumplir mejor de otra manera.

Materiales, Estructura y Estilo.

Seleccione el material con cuidado

Seleccione su material con cuidado. Mantenlo simple y justifica tus conclusiones. Simplifica lo más posible. Deseche el material extraño y concéntrese en lo esencial. Justifique sus conclusiones con hechos y establezca dónde los encontró. Convierta los hechos en un caso lógico y consistente, para que su lector pueda llegar a las mismas conclusiones.

Planificar la estructura del informe

Planifica la estructura del informe. Los hechos deben ser un conjunto de instrucciones que lleven al lector a su conclusión. Comience por dividir su informe en secciones principales. Cada tema puede subdividirse de esta manera. Estas subdivisiones pueden convertirse en los encabezados de su informe.

Haga una lista debajo de cada encabezado de todos los puntos que desea mencionar y anote la información que necesitará para respaldarlos. Ordena los puntos en una secuencia lógica que cumpla con tus objetivos.

Aplicar un estilo apropiado

Aplicar un estilo adecuado. Aunque los informes siguen convenciones estrictas, hay espacio para el estilo personal. Los informes efectivos utilizan un proceso de redacción y redacción. Elija la terminología familiar para su lector. Los términos técnicos son útiles para los compañeros especialistas, pero serán confusos para los demás.

Utilizar técnicas de presentación apropiadas

Utilizar técnicas de presentación adecuadas. Los informes contienen tablas, gráficos, gráficos de barras u otros diagramas para presentar los datos.

Siga las convenciones de la redacción de informes

Preparar una página de título

Preparar una página de título. Esto normalmente contiene el título, subtítulos, fecha, nombre del autor y cargo en la empresa. También indicará quién está recibiendo el informe de hechos. También puede llevar un número de referencia u otra forma de clasificación.

Escribe un resumen

Escribe un resumen. Esto es especialmente necesario si el informe es largo. Le da a la gente ocupada la esencia del informe sin que tengan que leerlo todo. Un resumen atractivo puede motivar a las personas a leer el informe completo.

Incluir una página de contenido

Incluir una página de contenidos. Esta es una página separada que enumera las secciones o capítulos principales, subsecciones y apéndices. También da números de página y debe indicar la relación entre las secciones.

Escribir una introducción

Use una introducción para explicar el propósito del informe de hechos. Esto da información de fondo y explica por qué es necesario. La introducción establece el objetivo del informe, las personas para las que ha sido escrito y su alcance.

Organizar el cuerpo del informe

Organiza el cuerpo del informe. Este contiene sus datos y hallazgos detallados, muestra cómo fueron alcanzados e indica las inferencias que ha hecho. Entregue sus conclusiones. Resuma los principales puntos de hecho de su informe y ofrezca un veredicto considerado sobre ellos.