Un negocio funciona con dinero; No puedes operar sin él. El capital de trabajo es el efectivo disponible y fluido que su empresa utiliza para cumplir con la nómina, comprar suministros y pagar cualquier otro gasto operativo diario. El capital de trabajo neto tiene en cuenta los muchos pasivos inevitables que recortan su capital disponible, como las cuentas por pagar o los préstamos a corto plazo. Cuando paga sus préstamos y paga sus cuentas, ya no tiene esos fondos disponibles, por lo que su negocio tiene menos capital fluido para usar y gastar. Por lo tanto, el capital de trabajo neto mide la liquidez a corto plazo de una empresa.
¿Por qué es importante el capital de trabajo?
El capital de trabajo no es sólo importante; Es vital para dirigir su negocio de manera efectiva. Es un salvavidas que le brinda los recursos para pagar su alquiler, inventario de existencias y escribir cheques de nómina. Sin embargo, si obtiene su capital de trabajo, debería estar disponible cuando lo necesite para que pueda pagar a sus proveedores y aprovechar las oportunidades.
Con un capital de trabajo adecuado, puede cumplir con sus obligaciones financieras y mantener su negocio a flote. Sin los fondos suficientes para operar de manera óptima, su empresa puede perder dinero si no cuenta con suficiente personal o poco personal, lo que obliga a sus clientes a buscar en otro lugar lo que necesitan. Si eres proactivo para encontrar capital de trabajo, ahorrarás dinero.De lo contrario, si no compra, o se queda sin opciones de capital de trabajo, es posible que tenga que pagar tasas de interés exorbitantes en las tarjetas de crédito.
Además de los costos diarios que su empresa debe cubrir, es casi seguro que encontrará oportunidades que son difíciles de desechar, y muchas requerirán dinero por adelantado. Por ejemplo, a su negocio de fabricación se le puede ofrecer un contrato grande y lucrativo con un calendario ajustado. O un proveedor puede contactarlo con un gran precio en un artículo de exceso de inventario que usa regularmente; El único inconveniente: hay que pagarlo de inmediato. Tener dinero extra a la mano le permite aprovechar el momento y mejorar su balance final.
Los costos inesperados también pueden tomar la forma de emergencias. Para el dueño de un restaurante, estos pueden venir como equipos de refrigeración rotos o como un comedor inundado. Para un negocio de entrega, un vehículo con un motor soplado puede costarle un nuevo negocio e incluso clientes existentes a largo plazo. Tener capital de trabajo disponible para lo inesperado, conocido como fondo de contingencia, le permite evitar interrupciones en el negocio o al menos mantener estos cierres lo más cortos posible.
Fuentes de Capital de Trabajo
La fuente ideal de capital de trabajo es de sus operaciones en curso. Si gana lo suficiente para cubrir los costos diarios, no tendrá que acumular deudas. Ahorrarás los dolores de cabeza de evaluar términos y pagar intereses, y tendrás el dinero que necesitas cuando lo necesites. Es más fácil utilizar las operaciones para capital de trabajo si su negocio se ejecuta principalmente en efectivo, como una tienda minorista o un restaurante. Las ventas en efectivo o la recepción del pago inmediatamente, le permiten reciclar los fondos de inmediato para cubrir los costos actuales.
Si su compañía ofrece condiciones de pago a los clientes, es ideal mantener estos plazos de entrega lo más cortos posible para que el dinero esté disponible para financiar las obligaciones actuales. Por ejemplo, en lugar de 30 días netos, puede considerar establecer sus términos en 15 días. Si su negocio es lo suficientemente rentable con el tiempo, es posible que finalmente logre adelantarse a su flujo de efectivo con estrategias de administración de efectivo efectivas. Esto le permitirá acumular un excedente de efectivo que puede usar para capital de operación en el futuro. Su rentabilidad no solo dependerá de un modelo de negocio sólido, sino también de un plan de administración de efectivo realista que pueda cumplir.
Si sus ventas y gastos no son consistentes y varían a lo largo del año, puede ser un desafío financiar su capital de trabajo. Es posible que deba aumentar su inventario y pagar la publicidad de su temporada alta, cuando las ventas son más lentas y ya está operando con pérdidas. A menos que se prepare con suficiente antelación para el próximo aumento de ventas, no podrá obtener ingresos y mejorar su situación de flujo de efectivo. El volumen variable de ventas es una de las razones entre muchas para usar fondos externos para capital de trabajo.
Las líneas comerciales de crédito y las tarjetas comerciales de crédito son formas simples y efectivas de financiar capital de trabajo a corto plazo. Ambas son formas de crédito revolvente o fondos que están disponibles para que usted pueda pedir prestado nuevamente una vez que los haya devuelto. Con aplicaciones simples que no tienen documentación excesiva o que no requieren planes de negocios, las líneas de crédito y las tarjetas de crédito son fáciles de asegurar y, por lo general, no requieren garantías. Una línea de crédito se vinculará directamente a la cuenta bancaria de su empresa, de modo que pueda transferir fondos de un lado a otro fácilmente. Puede usarlo para cualquier cosa, desde pagar el alquiler y la nómina hasta realizar pagos con tarjetas de crédito o préstamos a plazo. Las tarjetas de crédito son más comúnmente utilizadas para facturas y compras. Sus tasas tienden a ser más altas que las de las líneas de crédito comercial.
Vender activos de negocios es otra forma de asegurar capital de trabajo. Si tiene equipo que no usa, o si necesita el dinero más de lo que necesita, vender estos artículos generalmente es una forma sencilla de obtener fondos adicionales. Sin embargo, vender activos para obtener capital de trabajo no es una estrategia efectiva en curso porque una vez que haya vendido estos artículos, no podrá volver a venderlos. Si necesita descargar algo lo antes posible, es más probable que lo venda a la primera persona que lo ofrezca, a un precio de ganga. Es mejor vender activos comerciales cuando tiene tiempo suficiente para encontrar un comprador que pagará un precio justo.
Mejora del capital operativo
¿Cómo mejorar el capital de trabajo? Su empresa debe evaluar tantas opciones como sea posible, idealmente antes de que necesite el dinero. Se necesita tiempo para asegurar la financiación y cuanto mejor planifique, más tiempo tendrá para recopilar información y evaluar tasas y términos.
Una forma pro forma de flujo de efectivo es una parte importante del proceso de evaluación del capital de trabajo. Esta es una hoja de cálculo que muestra cuánto puede esperar ganar y gastar durante el próximo período, desglosado mes a mes. No tiene una bola de cristal para prever en qué gastos incurrirá durante este período de tiempo, pero puede hacer su mejor estimación basándose en patrones pasados. Además, tenga en cuenta cualquier desarrollo anticipado, como abrir una nueva ubicación o introducir un nuevo producto en el mercado. Incluso puede crear múltiples versiones de su forma de flujo de efectivo mostrando los mejores, medios y peores escenarios.
Para crear una forma pro forma de flujo de efectivo que muestre el capital de trabajo neto, haga una lista de todas sus fuentes anticipadas de capital de trabajo, incluidas las ventas al por mayor y al por menor, los ingresos por intereses, la venta de propiedades o equipos y el alquiler de propiedades o equipos que posea. Reserve la línea superior de la lista para el efectivo disponible, ya que esta también es una fuente importante de capital de trabajo. Debajo de las fuentes de capital de trabajo, haga una lista de todos sus gastos anticipados, incluyendo alquiler, materiales, nómina, suministros, pagos de capital e intereses, gastos de oficina, seguros, reparaciones de automóviles y cualquier otra cosa que requiera que su empresa gaste dinero.
Formatee su forma de flujo de efectivo primero para agregar todas sus fuentes de capital entrante y agregue por separado todo su efectivo saliente. Mes a mes, reste los gastos totales de los ingresos totales y use esta cifra neta como el capital de trabajo inicial para el próximo mes. Su pro forma puede indicar que sus proyecciones de flujo de efectivo lo dejarán en rojo y sin el capital de operación adecuado. Pero no te asustes ni te des por vencido; juguetea con las variables para explorar formas en que puedes llegar a fin de mes. Por ejemplo, vea cómo se ven las cosas si reduce sus costos de nómina haciéndose más eficiente, o recorte los costos de materiales al ser menos inútil. Una vez que vea los resultados que la reducción de costos podría generar en su flujo de efectivo, puede realizar los cambios necesarios.
Capital de trabajo neto versus utilidad neta
El capital de trabajo neto no es lo mismo que la utilidad neta o el resultado final, pero existe cierta correlación entre los dos. Cuanto más gane su negocio, más dinero tendrá disponible para las actividades diarias. Sin embargo, hay ocasiones en que su negocio está ganando dinero, pero está desesperadamente corto de efectivo. Por otro lado, hay ocasiones en las que opera con pérdidas, pero aún así, tiene dinero para gastar.
La ganancia neta se calcula utilizando fórmulas y convenciones que finalmente se implementan en el formulario de impuesto federal anual de su compañía. Solo puede incluir los gastos que el Servicio de Impuestos Internos considera deducibles, como solo el 50 por ciento de las comidas y el entretenimiento que compra en relación con sus actividades comerciales. Usted paga el precio total de la comida o el espectáculo, pero solo puede deducir la mitad como gasto comercial. De manera similar, los artículos de alto costo, como los congeladores para su restaurante, por ejemplo, y las computadoras para su oficina requieren pagos en efectivo por adelantado, pero el IRS requiere que los deprecia, o reclame solo una fracción del precio de compra como un gasto durante cada año en que su empresa utilizó el artículo.
En contraste, el capital operativo neto se enfoca en el flujo de efectivo en lugar de las cifras que obtiene después de aplicar los principios contables. Es práctica, ciencia dura; ¿Cómo vas a pagar tus cuentas? El método de acumulación de contabilidad enumera una venta como ingreso cuando el producto y la factura cambian de manos, aunque es posible que no reciba un pago por su trabajo por un mes o dos. El método de contabilidad en efectivo le dará una idea más clara del capital de trabajo disponible, ya que enumera los ingresos y los gastos en el momento en que se pagan, en lugar de cuando entrega los bienes.
Los pagos de préstamos son otra área donde el ingreso neto difiere del capital de trabajo neto. Si obtiene un préstamo para cubrir los costos operativos, utiliza el dinero para las compras que aparecen en su estado de pérdidas y ganancias como gastos actuales. Si obtiene un préstamo para artículos de mayor valor que se depreciarán, sus ganancias y pérdidas desglosarán estas compras y las mostrarán repartidas a lo largo del tiempo.
Un estado de flujo de efectivo que rastree su capital operativo neto tratará el monto de su préstamo como capital de trabajo cuando lo reciba. También mostrará los pagos de su préstamo como efectivo saliente a medida que realiza los pagos. El principal de estos pagos no aparecerá en su estado de pérdidas y ganancias porque ya los había reclamado como gastos cuando originalmente los tomó prestados y los gastó. Las entradas de pagos de intereses, sin embargo, son parte de los cálculos de ganancias y pérdidas y del capital operativo. Representan los fondos que salen de su cuenta bancaria y también son gastos comerciales deducibles y legítimos.
Tanto las ganancias como las pérdidas y el flujo de efectivo brindan perspectivas importantes sobre el panorama financiero de su compañía. Juntos, lo ayudan a comprender cómo gana y gasta su dinero, y cómo lo ahorra y lo administra.
