Las ofertas de contrato son una parte integral del proceso de adjudicación de contratos privados o públicos a empresas calificadas. Las empresas, agencias e individuos publicitan los proyectos que necesitan realizar publicando los requisitos y abriendo el proceso de licitación. Los contratistas que pueden cumplir con los requisitos del trabajo presentan ofertas de contrato que describen cómo proponen completar el proyecto y a qué precio. Una vez finalizado el período de licitación, el contrato se adjudica al mejor postor. Las ofertas de contrato pueden cubrir una amplia gama de servicios que incluyen trabajos de construcción, proveedores, electricidad, plomería y proyectos públicos. Los sectores de licitación por contrato más grandes se encuentran en los gobiernos federales, estatales y locales, donde la licitación por contrato generalmente es requerida por ley.
Función
La función de una oferta de contrato es proporcionar un proceso de otorgamiento de contrato justo. Las ofertas de contrato permiten a cualquier compañía que cumpla con los requisitos de la compañía o agencia que ofrece el contrato la oportunidad de intentar obtener el trabajo sin tener que preocuparse por el partidismo o las prácticas competitivas desleales. Las ofertas de contrato también permiten que alguien que busca un contratista realice el trabajo al precio más bajo posible. Esto fomenta la competencia, que es esencial en una economía de mercado abierta. Con respecto a los contratos estatales y federales, el proceso ayuda a mantener la adjudicación de contratos a la vista del público y a ahorrar dinero a los contribuyentes.
Los tipos
Las ofertas de contrato están diseñadas para cumplir con los requisitos de los tres tipos básicos de propuestas de oferta de contrato. Algunas ofertas de contrato están selladas y otras están abiertas para revisión. Los tres tipos de ofertas de contrato son: Las invitaciones para ofertas (IFP) también se conocen como ofertas selladas y generalmente son utilizadas por compañías o agencias que buscan proveedores de suministros o servicios de construcción. La propuesta del IFP contiene las especificaciones del contrato y los licitadores deben cumplir con estos requisitos para poder ser considerados. Estos tipos de ofertas de contrato se sellan tan pronto como se presentan y no pueden modificarse durante o después del proceso de licitación. La falta de negociación hace de esta una forma altamente competitiva de licitación por contrato en la que el titular del contrato mantiene un control estricto sobre todo el proceso. La solicitud de cotización (RFQ) es similar a un IFP donde las especificaciones del contrato se describen detalladamente en la propuesta. Sin embargo, con una solicitud de presupuesto, los licitantes contratados pueden reunirse con la empresa o agencia antes de presentar una oferta para hacer preguntas o discutir varios temas. Estas ofertas a veces están abiertas para revisión y modificación después de que se hayan enviado. La Solicitud de propuesta (RFP) es una propuesta de contrato que generalmente se utiliza para un servicio especializado en el que es difícil para un titular de contrato estimar un monto específico en dólares. La compañía o agencia que ofrece el contrato da una idea general de los servicios que está buscando en su propuesta inicial. Por lo general, se requiere que los licitadores contratados asistan a reuniones previas a la licitación donde se discuten y definen con mayor detalle los requisitos del contrato. El oferente del contrato presenta una oferta, que contiene las especificaciones para el proyecto y establecen el monto en dólares. Las ofertas de contratos RFP a menudo están abiertas para la renegociación durante el proceso del contrato y después de que se haya adjudicado el contrato.
Periodo de tiempo
La mayoría de los procedimientos de licitación por contrato implican un plazo que puede durar desde unas pocas semanas hasta unos pocos meses. El procedimiento de licitación habitual se ejecuta de la siguiente manera: 1. La propuesta de oferta se publica públicamente, generalmente en los periódicos o en un sitio web. Las propuestas pueden ser anunciadas por una semana o hasta un mes. La propuesta contiene las especificaciones del contrato y proporciona instrucciones sobre cómo obtener un paquete de propuestas. 2. Las empresas presentan sus propuestas de licitación. A veces se requiere una conferencia previa a la licitación donde las dos partes pueden reunirse y discutir los detalles del contrato. 3. Las ofertas se abren en una fecha previamente especificada. Se leen y se adjudica el contrato a la oferta que más se aproxime a los requisitos de la propuesta al precio más bajo. El licitador ganador es luego notificado a través de una carta de adjudicación del contrato.
Consideraciones
Hay muchas cosas importantes que uno debe tener en cuenta al armar una oferta de contacto. Lo primero a considerar es cómo el perfil de la empresa del licitador se ajusta a las necesidades del cliente potencial. Por ejemplo, la mayoría de las agencias gubernamentales federales y estatales consideran las ofertas presentadas por compañías que son propiedad de mujeres o minorías antes que otros postores. También toman en consideración a las empresas con grandes fuerzas de trabajo minoritarias y las empresas de áreas geográficas que han sido designadas zonas de desarrollo económico. Otras cosas que deben tenerse en cuenta al hacer una oferta incluyen: equipo que debe comprarse o el valor de desvalorización del equipo que ya posee, cronogramas de pago, costo de mano de obra, nómina, impuestos y beneficios, gastos generales, costo de fianzas y ganancias margen. Se requiere que casi todos los paquetes de licitación del contrato contengan estos artículos, generalmente en una hoja de pujas detallada. Otra forma incluida en la mayoría de las ofertas de contrato es un trabajo adicional y la asignación de cambios. En esta forma, el oferente debe considerar qué sucede si se necesita trabajo adicional para completar el proyecto que no se detalla en la propuesta original. El oferente debe diseñar un plan que ofrezca una estimación aproximada del costo y el tiempo en caso de que ocurra un evento de este tipo o si de repente se requieren cambios de último momento.
Advertencia
En la mayoría de las situaciones de licitación por contrato, al licitador más bajo se le adjudica el contrato; sin embargo, al entrar en el proceso de licitación por primera vez, muchos postores a menudo cometen el error de sub-ofertar una propuesta de contrato. Esto puede hacer que la empresa pierda dinero o no pueda cumplir con los requisitos del proyecto. Los licitantes deben considerar cuidadosamente cuánto les costará el contrato en términos de mano de obra y suministros mientras se toma en cuenta un margen de beneficio. Una forma de evitar la subasta es investigando cuánto cobran otras compañías para realizar servicios similares. En el caso de los contratos gubernamentales, las agencias deben publicar contratos anteriores, lo que permite a las empresas ver cuánto han ofertado otras empresas en contratos similares.
