Un informe de gastos es un informe enviado a un cliente o empleador que detalla los gastos que un empleado o contratista ha pagado al completar una tarea para el cliente o empleador. Los informes de gastos también son mantenidos por los dueños de negocios para propósitos de impuestos.
Función
Un informe de gastos documenta los costos de realizar una determinada actividad, que se transfieren a la persona, organización o corporación en cuyo nombre se realizó la actividad. Normalmente, un informe de gastos solo detalla los gastos que el preparador desea que se le reembolse por incurrir. Los recibos y registros normalmente se proporcionan en apoyo de un informe de gastos para verificar que los gastos se incurrieron realmente.
Uso
Un informe de gastos a menudo se utiliza para reembolsar a los contratistas y empleados al garantizar que han cumplido con una política de gastos internos, así como con las normas del Servicio de Impuestos Internos sobre la deducibilidad de los gastos comerciales. Los informes de gastos también se retienen para proporcionar pruebas al IRS de que ciertos gastos se incurrieron en el curso de los negocios.
Los gastos más comunes por los cuales se les reembolsa a los empleados son gastos de viaje, comidas y entretenimiento.
Los gastos de viaje
La tarifa aérea, el kilometraje en un vehículo personal, los peajes, las tarifas de alquiler de automóviles, las habitaciones de hotel, las comidas que se comen en la carretera, las propinas pagadas a los trabajadores de servicio de hotel y las tarifas de estacionamiento en el aeropuerto son ejemplos de los gastos que muchos clientes o empleadores reembolsarán si un informe de gastos documenta Se proporciona los gastos.
Comidas y gastos de entretenimiento
Llevar a un cliente potencial a almorzar o celebrar una promoción en un bar con un colega son ejemplos de los gastos de comida y entretenimiento que un cliente o empleador pueden reembolsar cuando se les proporciona un informe de gastos. Antes de reembolsar, el empleador o el cliente pueden solicitar recibos que documenten consejos y otros cargos por servicio.
Cuentas de tarjeta de crédito
Muchas organizaciones y corporaciones requieren que los empleados paguen los gastos del negocio utilizando una tarjeta de crédito emitida a nombre del empleado. El empleado es a menudo personalmente responsable de pagar la factura.
La organización o corporación recibirá una copia de la factura y reembolsará los gastos reflejados en la factura de esta tarjeta de crédito solo cuando los documentos de respaldo, como recibos, registros y justificaciones comerciales, se proporcionen en forma de informe de gastos.
Advertencia
Es importante comprender la política de gastos o las expectativas del cliente / empleador antes de incurrir en gastos por los cuales se espera un reembolso. Muy pocas cosas pueden agriar a un cliente-contratista o relación laboral más rápidamente que un desacuerdo sobre el dinero.
A menudo es una buena idea mantener una copia de los recibos enviados junto con un informe de gastos, en caso de que se requiera un envío duplicado.
