Los empleados que pagan los gastos de negocios aprobados con sus propios fondos generalmente pueden esperar el reembolso de sus empleadores. Para facilitar dicho reembolso y garantizar que los costos se reservan con precisión en el libro de contabilidad de la compañía, se espera que los empleados presenten un informe detallado de todos los gastos de su bolsillo.
Artículos que necesitarás
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Computadora
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Impresora de ordenador
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(Opcional) Plantilla de informe de gastos de la empresa
Si su empresa proporciona una plantilla de informe de gastos, acceda a ella y siga sus instrucciones.
Si no es así, reúna sus recibos y colóquelos en orden cronológico. También enumere todos los gastos por los cuales no tiene recibos, como el kilometraje del automóvil y otros imprevistos como periódicos y refrigerios comprados en las máquinas expendedoras del hotel.
Si está creando su propio informe sin una plantilla proporcionada por la empresa, use una hoja de cálculo de computadora. Cree una plantilla y cópiela en una nueva hoja de cálculo para cada nuevo informe que prepare. Cada encabezado de la hoja debe anotar su nombre, nombre y código del departamento y el período cubierto por el informe. Debajo de esta información, su plantilla debe tener al menos cinco columnas, Fecha de encabezado, Beneficiario, Propósito o Descripción, y Cantidad. Dependiendo de la política de su compañía, es posible que deba agregar columnas adicionales para información como códigos de contabilidad, asistentes a reuniones, etc.
Anote sus gastos en su hoja en orden de fecha usando sus recibos y enumere como fuentes. Prepare un informe por período, ya sea semanal, bimensual, mensual o de otro tipo, generalmente especificado en la política de su compañía. Si tiene varios recibos para un solo día, es útil agruparlos por tipo de gasto, como los gastos de comidas y de estacionamiento.
Si recibe una asignación de tarifa plana para cualquier propósito, ingrésela en su propia fila en la parte inferior del informe, después de los gastos recibidos.
Si se le reembolsa el millaje que coloca en su vehículo personal, debe llevar un registro del automóvil y transferir el kilometraje a su informe de gastos diariamente o semanalmente, de acuerdo con la política de la compañía. Introduzca el kilometraje en su propia fila como un elemento de gasto separado. Ingrese las palabras "Personal Auto Mileage" en la columna Beneficiario, las millas y la tasa por milla en la columna Descripción (es decir, "275 millas @ 58 centavos / milla"), y el monto a reembolsar en la columna Cantidad. Tenga en cuenta que cada empleador tiene su propia tasa de reembolso de millas.
Cuando se hayan ingresado todos los gastos, totalícelos como el último artículo en la columna de cantidad. Si recibió un anticipo en efectivo para cubrir los gastos, reste esa cantidad de sus gastos totales. Esta es la cantidad que se le reembolsará.
Diferentes empleadores tienen diferentes políticas sobre cómo enviar recibos. Es posible que el suyo requiera que envíe los recibos originales o que envíe escaneos o fotocopias. Es posible que deba hacer una referencia cruzada de los mismos para que sea más fácil para la persona que maneja su reembolso hacer coincidir los gastos con el recibo. Si está presentando un reclamo para el reembolso de millas, también debe enviar una copia de su registro automático para el período.
Presente su informe de gastos en el formulario, y acompañado de recibos, de acuerdo con la política de su empleador. Envíe solo la hoja de trabajo que contiene los gastos de la semana actual, no el archivo completo de la hoja de cálculo con la plantilla en blanco y muchas semanas de gastos.
Consejos
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Siempre que sea posible, pague los gastos reembolsables con una tarjeta de crédito que utilice únicamente para dichos gastos. Esto debería ayudarlo a mantener un registro de los gastos comerciales reembolsables y reconciliar su pago.
Evite mezclar gastos comerciales y personales en el mismo recibo.
Vuelva a verificar todos los informes y compare los recibos de gastos con los montos reclamados en el informe. Muchos errores ocurren cuando las personas que se apresuran en la tarea transfieren la cantidad incorrecta del recibo al informe de gastos.
Siempre consulte con el departamento de recursos humanos, nómina o contabilidad de su empleador para obtener orientación sobre cómo reembolsar los gastos de manera precisa y puntual.
Advertencia
Nunca mientas sobre los gastos. Esto le está robando a la compañía y puede tener consecuencias adversas como la terminación o el enjuiciamiento penal.
Verifique con su empleador las restricciones sobre lo que puede obtener por un reembolso. Es posible que no todas las comidas se puedan gastar en gastos, y es posible que usted no pueda gastar en gastos como alcohol, limpieza en seco o servicio de aparcacoches. Su empleador debe tener pautas en lo que es y no es reembolsable.
Pague solo por sus propios gastos comerciales aprobados: no pague los gastos de otras personas a menos que tenga la autoridad para hacerlo. También evite pagar los gastos de otro empleado que obtiene los gastos reembolsados.
