Al realizar auditorías regularmente, puede mejorar la precisión y la calidad de los registros de su empresa. Una auditoría generalmente implica revisar recibos internos así como también extractos bancarios para encontrar errores. Algunos errores implican errores administrativos descuidados y pueden solucionarse rápidamente, mientras que otros son intencionales o fraudulentos y pueden causar daños importantes.
Identifique los objetivos de la auditoría, como descubrir errores involuntarios o reparar áreas que necesitan mejoras. Desarrollar un marco general para describir una rutina de auditoría estándar. Por ejemplo, cree una lista de verificación de auditoría que describa los métodos de informe en detalle.
Reúna documentos relevantes, como listas detalladas de sus gastos y estados de cuenta bancarios recientes. Establezca un período de corte, como el fin de mes, para que pueda conciliar las transacciones dentro de un período específico. Muchas transacciones, como depósitos, transferencias y retiros, no se compensan de inmediato, pero requieren algunos días antes de la publicación en su cuenta.
Concilie la información para que sus cuentas bancarias reflejen las transacciones reales. Evite abordar datos de largos períodos de tiempo porque es más probable que se sienta abrumado. Separe los datos por subgrupos para que, en lugar de agrupar información en una cuenta de ingresos, pueda distinguir categorías como ventas, ingresos por intereses y reembolsos de envío.
Almacene los resultados en un método seguro y organizado para que pueda recuperar información rápidamente si lo necesita, como por ejemplo si el IRS audita a su compañía. Evite descartar la prueba de gastos (generalmente, por más de $ 75). Para minimizar la cantidad de papel que usa, considere usar un programa de software de contabilidad (no solo una hoja de cálculo o un libro de contabilidad general) y escanear sus recibos.
Revisar la legislación estatal y federal. Por ejemplo, el Congreso aprobó la Ley Sarbanes-Oxley en 2002, que cambió muchos procedimientos de auditoría. Manténgase actualizado con las regulaciones del IRS y los límites de la Corporación Federal de Seguros de Depósitos (FDIC) para evitar el depósito de cantidades de dinero no aseguradas.
Consejos
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Contrate personal, como un contable a tiempo parcial o un asistente temporal, para ayudar a ordenar la información. Sin embargo, consulte con un Contador Público Certificado (CPA) si encuentra problemas complejos.
Advertencia
Deberes separados que involucran efectivo para fortalecer los controles internos. Por ejemplo, un empleado que registra información no debe ser la misma persona que cuenta el efectivo diariamente.
