Desde los pasillos y las aulas de educación superior hasta las salas de juntas de las corporaciones de Estados Unidos, las cartas de declaración tienen innumerables propósitos en el ámbito de la comunicación. Como su nombre lo indica, la letra declara algo. También puede considerarse como una declaración de hecho, un anuncio o una aclaración. A veces, un tema está en disputa o dinero o una reputación está en juego. Por el motivo que sea que esté escribiendo una carta de declaración para su organización, adopte un tono sensato y lógico, mantenga su enfoque y mantenga la carta breve y concisa.
Estado de la Carta de Declaración Propósito
Indique su propósito por escrito la carta de declaración. Por ejemplo, digamos que está escribiendo una carta de declaración a sus empleados para anunciar el lanzamiento de un nuevo producto o servicio. No pierda tiempo en llegar al punto: "Estoy escribiendo para anunciar que después de cuatro años de estudio e investigación intensivos, ABC Vitamin Company lanzará un nuevo suplemento digestivo, llamado Quell, el 17 de febrero".
Rellene los detalles
Proporcionar otros detalles pertinentes de la declaración. En este ejemplo, es posible que desee incluir cuánto costará el suplemento y dónde se venderá.
Programar tiempo para responder preguntas
Anticipe las necesidades de su audiencia, en este caso, sus empleados. Querrán saber cómo les afecta la declaración, el lanzamiento del producto. En lugar de atascar su carta con detalles, es posible que desee convocar una reunión para revelar el producto y responder preguntas. Indique la hora y la fecha de dicha reunión en su carta, y especifique si la asistencia es opcional u obligatoria.
Cerrar la declaración
Cierre su carta de declaración con una buena nota, teniendo en cuenta su cultura corporativa y la dinámica actual. Es posible que desee apuntar hacia adelante, proporcionando un pronóstico de lo que la declaración (el lanzamiento del producto) podría significar para su empresa. Puede emitir un llamado a la acción, o los pasos que espera que los empleados tomen debido a la declaración. O, si siente resistencia en el horizonte, exprese su esperanza de que su organización se unirá para que la fuente de la declaración sea un éxito.
Termine las cosas agradeciendo a los destinatarios por su tiempo. Dirija las preguntas provisionales a su supervisor inmediato o, mejor aún, a usted directamente, para fomentar un espíritu de cooperación.
Hacer una revisión completa
Una declaración de interés a menudo se convierte en parte del historial de una empresa, y puede publicarse en el sitio web para que la vean los extraños. Como tal, debe ser una fuente de orgullo y resolución. Date tiempo para revisar, editar y revisar tu carta de declaración. Pídale a un colega o confidente de confianza que revise su carta e invite a sus comentarios y críticas constructivas. Haz de tu declaración un ejemplo para inspirar a otros.
