Los informes de justificación recomiendan cambios en las políticas o procedimientos comerciales. Proporcionan evidencia que justifica un curso de acción que resuelve un problema o mejora el rendimiento, por ejemplo. A menudo presentan soluciones que resultan en ahorros o ganancias financieras. Para crear un informe efectivo, debe presentar argumentos convincentes y evidencia de respaldo para respaldar los cambios que está proponiendo.
Use un encabezado de nota básico (Hasta / Desde / Fecha / Asunto) y rellénelo. Deje en claro quién debe leer el informe, quién lo escribió y cuál es el tema del contenido.
Escriba un párrafo de apertura que describa el problema o el propósito de su informe. Explique en pocas frases cuáles son sus recomendaciones y explique los beneficios que aportarán.
Escriba una introducción a su informe que detalla el propósito y la importancia de su informe con más detalle. Incluya información de antecedentes relevante que ayudará al lector a comprender los motivos y el razonamiento detrás de sus recomendaciones.
Use el cuerpo principal de su informe para explicar cómo sugiere implementar sus recomendaciones. Proporcione detalles específicos sobre los nuevos procedimientos o soluciones y los efectos que tendrán. Explique quiénes participarán, qué harán, cuánto costará y cuánto tiempo llevará llevar a cabo.
Indique la investigación o los métodos que siguió para llegar a sus conclusiones. Incluya las desventajas y los problemas que podrían crear los nuevos procedimientos, así como los beneficios. Sea preciso, organice su material de manera lógica y sea justo; Esto agregará fuerza a sus argumentos.
Termine su informe de justificación con un breve resumen de sus conclusiones y recomendaciones. No introduzca nueva información en esta etapa; En su lugar, revise los argumentos principales en apoyo de sus recomendaciones. Escriba un breve párrafo de cierre para su nota.
Consejos
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Resalte las ventajas de sus recomendaciones y explique cómo superan cualquier inconveniente. Mantenga su escritura positiva. Evita palabras como quizás, tal vez y posiblemente. Proporcione equilibrio a su informe discutiendo soluciones alternativas. Coloca la recomendación que sientas que es más prometedora al final. Sea claro acerca de los pasos que cree que deberían tomarse en sus recomendaciones. Evita las generalidades; se específico. Presente cada recomendación con un verbo activo para agregar fuerza a sus sugerencias.
