Cómo preparar una hoja de cálculo contable

Los contadores a menudo utilizan las hojas de trabajo como un paso preliminar para preparar los estados financieros y consolidar una gran cantidad de información. La hoja de trabajo es una herramienta para crear un balance de prueba y un balance de prueba ajustado. Utiliza todas las cuentas contenidas en los registros contables de la compañía, los registros de ajuste de registros y calcula los números finales para ingresar en los estados financieros. La creación de una hoja de trabajo es un paso opcional y se utiliza con mayor frecuencia en los sistemas de contabilidad manual. Una hoja de cálculo puede usarse como una herramienta de análisis en un sistema de contabilidad computarizado o manual.

Artículos que necesitarás

Catálogo de cuentas
Saldos en cuenta corriente
Ajuste de la información de entrada de diario
Papel de 10 columnas

Preparación de la hoja de trabajo

Formato de la hoja de cálculo. Comenzando en la primera línea cerca de la parte superior derecha de la página, haga una lista de cada una de las cuentas del plan de cuentas completo de la compañía. La siguiente columna se considera la primera columna de la hoja de trabajo. Etiqueta de la primera y segunda columnas "Balance de prueba". Etiqueta las columnas tercera y cuarta "Ajustes". Etiquete las columnas quinta y sexta como "Saldo de prueba ajustado". Etiquete las columnas séptima y octava "Declaración de ingresos". Etiqueta las columnas novena y décima "Hoja de balance".

Prepare las columnas de balance de prueba. Escriba el saldo actual de cada cuenta en las columnas etiquetadas Balance de prueba. Si la cuenta tiene un saldo deudor, escriba el saldo en la columna de la izquierda. Si la cuenta tiene un saldo de crédito, escriba el saldo en la columna de la derecha. Agregue el total de débitos y créditos en la parte inferior. Deben ser iguales. Agregue el total de débitos y créditos en la parte inferior. También deben ser iguales.

Preparar las columnas de Ajustes. Escriba los importes de la transacción de entrada de ajuste en las columnas etiquetadas Ajustes. Si el monto de la transacción era un débito, escriba el monto en la columna izquierda. Si el monto de la transacción era un crédito, escriba el monto en la columna derecha. Agregue el total de débitos y créditos en la parte inferior. Una vez más, deben ser iguales.

Prepare las columnas de balance de prueba ajustado. Escriba el saldo ajustado debajo de las columnas etiquetadas Saldo de prueba ajustado. El saldo ajustado se calcula tomando el monto de la columna Saldo de prueba y agregando el ajuste de las columnas de Ajustes. Un saldo deudor se incrementa por un ajuste de débito. Un saldo deudor se reduce por un ajuste de crédito. Si un saldo deudor se reduce a menos de cero, se convierte en un crédito. La misma filosofía se aplica a los saldos de crédito. Si el saldo ajustado es un saldo deudor, escriba el saldo en la columna de la izquierda. Si el saldo ajustado es un saldo de crédito, escriba el saldo en la columna de la derecha. Agregue el total de débitos y créditos en la parte inferior. Los totales deben ser iguales.

Preparar las columnas del estado de resultados. Las cuentas de ingresos y gastos son las cuentas del estado de resultados. Los saldos de estas cuentas se deben transferir de las columnas de Saldo de prueba ajustado. Si era un saldo deudor, debería seguir siendo un saldo deudor. Agregue el total de débitos y créditos en la parte inferior. Las columnas no serán iguales. Esta diferencia es el ingreso neto, y se debe agregar a la columna en la parte inferior para que las dos columnas sean iguales.

Preparar las columnas del Balance. Los activos, pasivos y cuentas de patrimonio son las cuentas de balance. Los saldos de estas cuentas se deben transferir de las columnas de Saldo de prueba ajustado. Si era un saldo deudor, debería seguir siendo un saldo deudor. Agregue el total de débitos y créditos en la parte inferior. Las columnas no serán iguales. Esta diferencia coincide con la diferencia de las columnas del estado de resultados y es el ingreso neto. Debe agregarse a la columna en la parte inferior para que las dos columnas sean iguales.

Consejos

Se puede usar un programa informático de hoja de cálculo en lugar del documento de 10 columnas. El uso de una hoja de cálculo puede reducir la posibilidad de errores.