La creación de una hoja de cálculo de seguimiento para registrar los ahorros y la evitación de costos le permite a su organización informar con precisión los ahorros "duros" y "blandos". Los ahorros duros se muestran como un costo menor en comparación con el año anterior. Los ahorros blandos son menos tangibles y pueden incluir negociar un aumento menor en el costo de un proveedor o una capacitación "gratuita" que viene con un aumento de la tarifa. El desarrollo de una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de los ahorros es fundamental para proporcionar incentivos a los responsables de las compras.
Artículos que necesitarás
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Hoja de cálculo
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Gastos operativos anteriores
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Los contratos
Agrupar los gastos operativos en categorías lógicas. Las categorías pueden ser por tipo, como agrupar todas las utilidades. Si varios empleados son responsables de comprar, agrupe los gastos por la persona responsable.
Escriba el encabezado "Gastos" en la primera celda de la hoja de cálculo. Debajo, ingrese el nombre de una categoría, luego enumere los nombres de los gastos en las celdas a continuación. Repita para cada categoría.
En la siguiente columna, escriba el encabezado de la columna "Datos reales" y el año. Debajo, ingrese los dólares gastados en la celda a la derecha de cada nombre de gasto. Etiquete la siguiente columna "Ajustes" e ingrese cualquier aumento o disminución contractual en la misma fila de gastos a la que corresponde. Etiquete la siguiente columna "Punto de referencia" e ingrese una fórmula para multiplicar los montos reales por uno más el ajuste: (Real * (1 + Ajuste)).
Identifique la cantidad de artículos producidos el año pasado y la producción prevista para el próximo año. En la parte superior de la fila siguiente, escriba "Por unidad". Para todos los gastos aplicables, como material y mano de obra, ingrese una fórmula para ajustar la referencia a las nuevas cantidades: (Benchmark / Cantidad Año anterior * Cantidad este año).
Escriba "Datos reales" y el año actual en la fila superior de la siguiente columna y déjelo en blanco hasta que se conozcan los montos de los gastos reales. Titule la siguiente columna "Diferencia". Para cada gasto, ingrese una fórmula que reste el gasto real de este año del número en la columna de referencia.
Después de cada categoría, inserte dos líneas en blanco. En la primera línea, escriba "Subtotal". En la celda junto a ella, escriba una fórmula para sumar todos los gastos en esa categoría y cópiela en todas las columnas de la hoja de cálculo. Después de la última categoría, escriba "Total" en la primera columna y en la celda junto a ella, ingrese una fórmula para sumar todos los subtotales de categoría. Copia esto en todas las columnas de la hoja de cálculo.
Ingrese los gastos a medida que se firmen los nuevos contratos o se reciban las facturas reales. Inserte filas adicionales para cualquier gasto nuevo o para registrar ahorros en la reducción de costos.
Consejos
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Mejore la propiedad del costo total al decidir por adelantado cómo se recompensarán los ahorros. Las decisiones clave incluyen si los empleados serán recompensados con ahorros netos por todos sus gastos y si manejan los ahorros intangibles que afectan a otra categoría. La columna de ajuste también se puede utilizar para establecer objetivos. Poner en el porcentaje de ahorro deseado para cada categoría creará objetivos de referencia para cada gasto. Asegúrese de incluir mejoras en los procesos que resulten en menores gastos operativos o una reducción en las horas de trabajo.
