El Departamento de Trabajo de los EE. UU. Estima que la cantidad de vehículos en la carretera seguirá aumentando durante los próximos 10 años, lo que generará una demanda de profesionales e instalaciones de reparación de automóviles. Las empresas de reparación de automóviles se beneficiarán de este aumento del tráfico, pero el aumento de las regulaciones federales y estatales en la industria de reparación de automóviles requerirá más documentación. Actualmente, las empresas de reparación de automóviles requieren pruebas documentadas que indiquen que cumplen con las leyes de licencias estatales y los reglamentos federales de la Agencia de Protección Ambiental. Sin la documentación reglamentaria requerida, los negocios de reparación de automóviles enfrentan multas elevadas y posibles penas de cárcel.
Artículos que necesitarás
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Publicación 583 del Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos (IRS)
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Publicación 15 del IRS - Circular E Employers Tax Guide
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Formulario de evaluación de respiradores de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA)
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Hoja de datos de seguridad de materiales de OSHA
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OSHA 300 Registro de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo
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OSHA 300A Resumen de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo
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Informe de incidente de lesiones y enfermedades OSHA 301
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Servicio de Impuestos Internos de EE. UU.: Publicación 538 Métodos de períodos contables
Organice un sistema de archivo para contener la documentación requerida por el IRS y las tesorerías estatales como prueba del cumplimiento de los impuestos comerciales. Para cumplir con las regulaciones fiscales comerciales, guarde documentos tales como recibos de pago, facturas, registros de depósitos bancarios y retenciones de nómina. El IRS ofrece la Publicación 583 del IRS y la Guía de Impuestos para Empleadores de la Circular E para ayudar a las empresas con las deducciones de impuestos y los impuestos de retención de empleados. También ofrece consejos sobre cómo mantener estos archivos. Asegúrese de comunicarse con el Departamento de Ingresos de su estado para determinar la documentación fiscal local requerida.
Utilice los métodos de periodos contables de la Publicación 538 del IRS para ayudar a seleccionar un sistema de facturación requerido al presentar toda la documentación del taller de reparación de automóviles relacionada con los clientes, incluidas las estimaciones de reparación, las facturas o las declaraciones de servicio. Los propietarios de negocios deberán revisar todas las leyes de divulgación de reparación de automóviles del estado o condado para obtener informes de cumplimiento adicionales. Las regulaciones varían según el estado y el condado, pero la mayoría de los estados requieren que todas las empresas de reparación de automóviles conserven todos los archivos de transacciones durante un período determinado.
Obtenga formularios y guarde los archivos para cumplir con las regulaciones ambientales federales y estatales para la seguridad de los empleados.La Administración de Seguridad y Salud Ocupacional, u OSHA, requiere un plan de seguridad y comunicación de riesgos para todas las empresas que producen residuos peligrosos. Se requiere un Formulario de evaluación de respiradores OSHA si los empleados de reparación automática usan respiradores para su protección. OSHA también tiene formularios específicos de mantenimiento de registros: OSHA 300 Registro de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo, OSHA 300A Resumen de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo e Informe de incidentes de lesiones y enfermedades según OSHA 301. La ley exige que cada formulario de mantenimiento de registros de OSHA haga un seguimiento de las enfermedades relacionadas con el trabajo, las lesiones y los incidentes con materiales peligrosos que involucren a los empleados. Comuníquese con el departamento de trabajo y la agencia de protección ambiental de su estado para conocer los requisitos de informes locales.
Informe y documente todo el almacenamiento y eliminación de residuos peligrosos en el lugar. Las empresas de reparación de automóviles deben documentar sus inventarios de productos químicos y proporcionar una Hoja de datos de seguridad de los materiales de OSHA para cada producto químico peligroso que se utilice en el taller. La mayoría de los estados requieren que las empresas de reparación de automóviles mantengan registros de inventarios de productos químicos, información sobre eliminación de desechos químicos, facturas correspondientes a servicios de eliminación de desechos peligrosos e información sobre reciclaje de desechos. Ciertos estados, como Ohio, requieren que las empresas de reparación de automóviles se registren para obtener un número de identificación de desechos peligrosos si la eliminación de desechos peligrosos alcanza cierta cantidad. Sin embargo, dado que cada estado tiene diferentes requisitos de almacenamiento de desechos peligrosos y documentación de eliminación, es esencial que las empresas de reparación de automóviles se comuniquen con el departamento de protección ambiental de su estado para obtener más información.
