Los estados financieros muestran cómo se desempeñaron las empresas durante un período contable determinado, como un mes, un trimestre o un año. Las hojas de trabajo contables ayudan a las empresas a preparar esos estados financieros. Aunque no se requieren, las hojas de trabajo les permiten a las compañías ver los saldos de las cuentas y cómo los asientos de ajuste afectarían sus libros de contabilidad antes de preparar sus estados financieros. Las empresas generalmente no comparten sus hojas informativas de contabilidad con inversionistas u otras audiencias externas.
Consejos
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Una hoja de cálculo contable le brinda una información básica para verificar sus cálculos, de modo que pueda ver cómo se verían las declaraciones terminadas de la compañía y si todo parece estar "apagado" antes del final del período contable.
Planificar el futuro
Las hojas de cálculo contable muestran a los gerentes cómo podrían verse los estados financieros terminados de una empresa. Las hojas de trabajo también podrían usarse para preparar estados financieros interinos. Los gerentes pueden usar dicha información para tomar decisiones, como comprar equipos o contratar personal según el desempeño de la empresa.
Comprobación de cálculos
Por lo general, las hojas de cálculo contables son hojas de cálculo de 10 columnas con créditos y débitos para saldos de prueba, ajustes, saldos de prueba ajustados, estados de resultados y hojas de balance. Los contadores pueden confirmar si los asientos contables se derivan correctamente al verificar las fórmulas y los cálculos dentro de la hoja de cálculo antes de preparar los estados financieros formales de una compañía.
Preparación de saldos de prueba no ajustados
Enumerar los saldos actuales de todas las cuentas de una empresa proporciona a los contadores un punto de partida para preparar los estados financieros. Los contadores pueden revisar los saldos para verificar su precisión antes de hacer más cálculos. Esto le da al contador un aviso sobre si algo se ve apagado antes de que comiencen a realizar los cálculos.
Ingresando entradas de prueba ajustadas
Los contadores pueden escribir cualquier información que necesiten para ajustar los saldos antes de hacerlo. Pueden proporcionar una evaluación exhaustiva de la actividad financiera de una empresa al explicar cada ajuste para una cuenta. Los ajustes se pueden hacer para la acumulación, la depreciación o los ajustes de inventario, por ejemplo.
Ingresando Saldos Ajustados
Las hojas de cálculo de contabilidad muestran cómo las entradas ajustadas afectarían las cuentas relevantes. Los débitos y créditos deben igualarse, proporcionando un balance de prueba ajustado con precisión que permita colocar las entradas de ajuste en el libro mayor de la compañía. Si los libros no están equilibrados, los contadores pueden revisar las entradas en busca de errores u omisiones, y hacer las correcciones necesarias.
Ingreso de saldos ajustados relevantes a los estados de resultados
Una vez que un contador ha confirmado que los saldos de prueba ajustados son correctos, pueden transferir todos los saldos de las cuentas de ingresos y gastos a las columnas del estado de resultados en una hoja de cálculo contable. Luego pueden usar este estado de resultados como base para sus estados financieros formales.
Ingreso de saldos ajustados relevantes a las hojas de balance
Si la compañía ha obtenido una ganancia, los créditos superarán los débitos y el ingreso neto resultante se agregará al balance. Si los débitos superan los créditos, se contabiliza una pérdida neta en el balance de la empresa. Todos los demás saldos de cuentas no incluidos en las columnas del estado de resultados de la hoja de cálculo contable también se transfieren a las columnas del balance. Estos incluyen saldos de cuentas como activos, pasivos y capital del propietario y dibujo. Luego, los contadores pueden preparar el estado del patrimonio del propietario, preparar los estados financieros de la empresa y hacer un registro diario de las entradas y ajustes.
