La Administración Federal de Seguridad de Autotransportes del Departamento de Transporte exige que los transportistas o sus agentes preparen un conocimiento de embarque por escrito para cada envío transportado. Como documento legal, el conocimiento de embarque especifica los detalles de un envío y proporciona un inventario por escrito y el valor de los artículos que se envían. Le otorga al transportista un título temporal a las mercancías y funciona como el contrato de envío entre el remitente y el transportista. La FMCSA requiere que el conocimiento de embarque contenga ciertos términos, condiciones e información.
Información del contacto
La información de contacto de las partes debe incluirse en el conocimiento de embarque. Debe incluirse el nombre y la dirección del transportista motor que expide el conocimiento de embarque y cualquier otro transportista que transporte el envío, así como el nombre, la dirección y el número de teléfono de una oficina donde el remitente puede comunicarse con el transportista o un agente que represente a el portador.
Pagos y comprobantes de seguro
El conocimiento de embarque debe especificar la forma de pago junto con los términos y condiciones que el transportista aceptará en el momento de la entrega. Si el transportista está cobrando el pago en el momento de la entrega, el conocimiento de embarque debe incluir tanto el monto máximo que el transportista cobrará para entregar el envío como la información de contacto del beneficiario con quien el transportista puede comunicarse acerca de los cargos. La FMCSA también especifica disposiciones alternativas sobre las fechas de recolección y entrega para el servicio garantizado y no garantizado. Todos los conocimientos de embarque deben incluir la fecha real de recogida de los bienes, una declaración del valor declarado del envío y detalles sobre la cobertura de seguro para él.
Estimaciones e Inventario
Se deben adjuntar tres elementos al conocimiento de embarque, a menos que los documentos adjuntos se proporcionen en otro lugar. Primero, una estimación vinculante o no vinculante del costo que el transportista está cargando para enviar las mercancías; segundo, la orden de servicio y tercero, un inventario escrito y detallado de las mercancías.
Retención de registros
El conocimiento de embarque es un registro activo que debe permanecer con el envío. Hasta que el transportista entregue el envío al consignatario, el conocimiento de embarque debe permanecer en posesión del conductor responsable del envío. Después de la entrega, el transportista debe conservar los conocimientos de embarque durante al menos un año después de su fecha de creación.
