Si su trabajo implica sesiones informativas periódicas para gerentes o líderes sénior sobre las funciones de su departamento, es probable que pueda dividir esta tarea en trimestres o segmentos de tres meses. Muchas organizaciones utilizan períodos de tiempo trimestrales para las operaciones contables y financieras, por lo que necesitarán una reunión informativa que coincida con este marco de tiempo. Un informe trimestral debe incluir un resumen ejecutivo e información sobre el progreso de la empresa, los aspectos destacados, los desafíos y los objetivos alcanzados durante ese período. Incluso puede incluir referencias anecdóticas que pueden dar vida a su informe a través de eventos reales que ocurrieron durante el trimestre.
Estudiar informes trimestrales anteriores
Si este es el primer informe trimestral que está escribiendo, revise los informes anteriores, trimestrales o anuales. Es posible que haya información de fin de año que desee transferir a este informe trimestral. Además, podría haber un formato preferido para su informe trimestral. Probablemente esté bien si vas a incluir información adicional y relevante; sin embargo, manténgase en el mismo formato a menos que se le indique lo contrario. Si aún no tiene una plantilla de informes anteriores, cree una, de modo que no vuelva a crear este paso el próximo trimestre.
Determine sus fuentes de información
A menos que el informe trimestral esté únicamente dentro de su ámbito, es probable que necesite información de otras fuentes o departamentos. Por ejemplo, si su informe requiere datos financieros, comuníquese con la sección de contabilidad o finanzas y solicite los datos que necesita para ese trimestre. Si hay datos disponibles para el trimestre anterior, solicítelo también en caso de que desee establecer comparaciones entre dos trimestres.
Revisar temas de negocios para informes
Reúna información sobre los temas de negocios que está revisando en su informe trimestral. Por ejemplo, si usted es un gerente de proyectos de una firma de consultoría y el propósito del informe es actualizar el equipo de liderazgo sobre el progreso de varios compromisos diferentes, considere enumerar el nombre de cada cliente, seguido del tipo de compromiso como subtemas como este:
- Nombre del cliente, tipo de compromiso; por ejemplo, Coaching Ejecutivo
- Nombre del cliente, tipo de compromiso; por ejemplo, Taller de desarrollo de equipo
- Nombre del cliente, tipo de compromiso; por ejemplo, evaluación organizacional
Para cada subtema, proporcione una breve descripción del compromiso, incluido el personal asignado a cada uno. Si usted es el gerente del proyecto, incluya su nombre y el nombre del cliente con el que se comunicó durante este período, así como una descripción de sus actividades como gerente del proyecto. Describa otras actividades en el compromiso, como la cantidad de horas que trabajó cada consultor asignado y las metas, objetivos y logros de cada compromiso. Por ejemplo, podrías escribir,
El consultor de ABC John Doe creó actividades de desarrollo de equipos para un taller del 1 de febrero de 2019. El objetivo del taller es revisar los resultados de la evaluación organizativa realizada el 1 de diciembre de 2018 y facilitar las actividades para volver a comprometer a los miembros del equipo con la misión de la organización. "
Usted debe juzgar la cantidad de detalles que debe proporcionar, según la longitud y el formato de su informe trimestral. Esta sección forma el componente narrativo de su informe.
Las hojas de cálculo son útiles
Además de ser útil para presentar una imagen financiera para su informe trimestral, los lectores interesados en la línea de balance aprecian las hojas de cálculo. No es necesario que incluya varias páginas en su informe narrativo, pero una descripción cuantitativa de las actividades trimestrales les brinda a sus lectores una instantánea del progreso del negocio en su área. Usando el mismo ejemplo, si está informando sobre varios compromisos, su hoja de cálculo podría reflejar el presupuesto inicial, el análisis de las quemas, los costos hasta la fecha y el presupuesto estimado para completar en dólares y porcentajes.
Escribe la Introducción y la Conclusión.
Una vez que haya reunido toda la información para su informe y haya preparado un borrador, escriba su introducción y conclusión. La introducción debe incluir el período para su informe, las fuentes de información, el departamento o los proyectos y la audiencia. Si su informe es largo o complejo, escriba un resumen ejecutivo que contenga la información más relevante en un resumen de una página. La conclusión debe repetir los puntos destacados durante el trimestre, así como explicar brevemente los problemas notables encontrados durante el trimestre y las proyecciones para el próximo trimestre.
