Escribir cartas comerciales puede ser complicado. Te sientas para lanzarte una rápida carta y auge, estás perplejo justo en el saludo. Escribir a una persona tiene suficientes problemas si no conoce el nombre o el género de la persona. Cuando agregas algunas personas, las preguntas se multiplican. A cuantas personas estas escribiendo ¿Dos, tres o una multitud? ¿Los conoces por su nombre? ¿Son tus amigos cercanos o conocidos que pasan? Afortunadamente, existen reglas y pautas para todas estas situaciones.
Escribiendo a dos o tres
Si le escribes a dos o tres, es una respuesta fácil: simplemente escribe sus nombres. Si los conoces bien y tienes un nombre de pila, puedes usar sus nombres, como "Querido Will, Kiersten y Pat".
Si no los conoce bien o no está seguro de si los nombres serían apropiados, use más formalidad: "Estimados Sr. Sothers, Sra. Thompson y Sra. Crump". Por lo general, no te culparán por ser demasiado formales, pero las cejas se levantarán si eres demasiado informal.
Escribir a un grupo
Cuando le escribe a más de tres personas, el deletreo de nombres parece incómodo. Las personas tienden a sentir que son solo una de una larga lista. Es mejor utilizar un término de grupo como "Estimado equipo" o "Estimados colegas". Es gracioso cómo la ortografía de los nombres de un grupo puede hacer que se sientan como en una multitud, pero "Querido equipo" los hace sentir como si pertenecieran al grupo; Son parte del equipo. "Estimados colegas", dice que los considera dignos de ser un colega, un participante igualitario y valioso.
Sin embargo, no use "Estimados colegas" cuando escriba a personas mayores para usted. Técnicamente, son tus superiores, no tus colegas. Pero si ellos también están en el equipo, entonces "Querido equipo" funcionará bien.
Cómo nombrar nombres
Escribir a las personas por su nombre si es posible. Por ejemplo, si varias personas le han escrito sobre un tema y usted desea responder, haga el esfuerzo de encontrar y usar sus nombres. Si está solicitando un trabajo, o si está en otra situación en la que desea impresionar a alguien, descubrir sus nombres muestra que también haría esfuerzos adicionales en su trabajo, si lo contratara. ¿Conoce a alguien en la empresa que pueda averiguar los nombres del personal de recursos humanos involucrado?
Otra idea es ir al sitio web de la organización y ver si el director o gerente del departamento está en la lista. Si ese es el único nombre que ve, puede dirigir la carta como: "Estimado Sr. Burns y colegas" o "Estimado Sr. Burns y Miembros del Comité de Selección". Si no encuentra nombres específicos, escribir "Estimados miembros del comité de selección" funcionará bien. Mientras que usted podría escribir, "Estimado Comité de Selección", agregar "miembros de" le da un toque especial. "Miembros" reconoce que los ve como individuos, no solo como un gran comité anónimo.
Moverse por el género
Con nombres como John, Maryann, Wayne y Daisy, es fácil decir su género. Otros nombres pueden hacer que sigas adivinando, como Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew y Alex. A veces su ortografía los delata. Por ejemplo, Adrian suele ser un hombre, mientras que Adrienne es una mujer. Pero los nombres desafían las reglas comunes de ortografía, así que si no lo sabe, no asuma.
Si alguien que conoces puede conocer a la persona en cuestión, es posible que puedas averiguarlo. Además, consulte el sitio web para ver si la persona está escrita y se le conoce como él o ella. Una búsqueda general en Internet para el nombre también podría dar respuestas. Si todo eso no responde a la pregunta de género, es aceptable escribir "Querido Chris Trainor".
A quien o no
Si bien "A quien le pueda interesar" suena rígido y muy formal, sigue siendo un saludo aceptado cuando no tiene idea de a quién está escribiendo.
Por otro lado, "Estimados señores" está desactualizado. Es una trampa gramatical que es un remanente de los días en que las empresas eran el dominio de un hombre. "Estimados señores" es inadecuado hoy cuando su carta podría muy bien ser recibida por una mujer. "Estimados señores o señoras", al menos reconoce que una mujer podría ser un destinatario, pero aún así suena anticuado. En primer lugar, ya nadie se dirige como señor o señora, excepto quizás por su mayordomo o chófer. Si no tiene nombres y no tiene idea de su género, intente algo diferente, como "Saludos" o "Hola". Suenan amigables y son de género apropiado.
Los modales también importan en el correo electrónico
En todos los casos, excepto en los más formales, es aceptable enviar una carta por correo electrónico en lugar de enviarla por correo. Muchas ofertas de trabajo sugieren una respuesta por correo electrónico. El correo electrónico es una forma de comunicación más relajada, pero como en una carta de presentación, las reglas de la gramática y la etiqueta siguen vigentes. Los errores y faltas de ortografía serán notados y usted será juzgado por ellos.
Las mismas pautas se aplican cuando se escribe a dos o tres personas o un grupo. Sin embargo, al enviar un correo electrónico, es importante colocar las direcciones de correo electrónico en el campo "bcc" en lugar del campo "Para". Muchas personas no quieren que sus direcciones de correo electrónico se conviertan en conocimiento público, especialmente cuando es tan fácil reenviar un correo electrónico con la información de contacto de todos a la vista. "bcc", que significa "copia oculta", significa que puede ver la dirección pero los otros destinatarios no pueden.
