Mantener un fondo de caja chica es un 90 por ciento de mantenimiento de registros. El otro 10 por ciento está controlando quién tiene permiso para acceder a los fondos. No importa en qué tipo de negocio se encuentre y sin importar para qué utilice su caja chica, seguir estos dos principios junto con algunos procedimientos simples de presupuestación mantendrá su fondo de caja chica equilibrado.
Prueba de archivo de todas las compras
Al ejecutar un fondo de caja chica, lo primero que debe hacer es establecer un sistema de registro eficiente y funcional. Debe recibir recibos y facturas por cada transacción en la que se utilice el dinero de caja y hacer copias de ellas. Esto garantiza que tenga dos archivos separados en caso de que pierda un recibo. No solo guarde sus recibos en una carpeta, archívelos cronológicamente y considere colocar los recibos en carpetas separadas para cada mes.
Establezca Usos Aceptables para Petty Cash
No use dinero en efectivo indiscriminadamente. Debe tener pautas específicas establecidas para lo que puede usar el efectivo y lo que no puede. Por ejemplo, comprar alcohol con fondos generalmente sería un uso inaceptable, incluso si el alcohol fuera para un evento social patrocinado por una empresa. Para protegerse y proteger a cualquier otra persona con acceso al efectivo, debe tener reglas escritas sobre los gastos aceptables.
Control de acceso
Siempre mantenga su fondo de caja chica bajo llave. Puede guardarlo en cualquier lugar, desde un cajón hasta un armario o una caja fuerte, pero evite guardarlo en cajas portátiles u otros contenedores de almacenamiento que se puedan mover o llevar fácilmente. No entregue llaves o combinaciones a más de unas pocas personas. Idealmente, solo debe dar una clave a una o dos personas, y pedirle a otra persona que le pregunte a los titulares de las llaves por el dinero que necesitan.
Realizar auditorías periódicas
Para asegurarse de que su pequeño efectivo se usa adecuadamente, realice auditorías periódicas. Las auditorías efectivas no se anuncian y el propósito es verificar aleatoriamente los registros, los procedimientos contables y el control de su fondo de caja chica. Sin auditorías, los fondos de caja chica pueden ser propensos a un mal uso o mala administración. La forma más sencilla de realizar una auditoría es tener un gerente que no tenga acceso al cheque de efectivo en el fondo cada pocas semanas aproximadamente.
