Un manual de políticas y procedimientos es un documento escrito que detalla las reglas de una organización y las formas específicas en que debe ejecutarse. Esto cubre todo, desde la perspectiva general de la organización hasta los detalles de cómo procesar el correo entrante. Algunas ideas básicas para un manual de políticas y procedimientos harán que un manual sea más útil para los empleados.
Recopilar comentarios de los departamentos
Antes de escribir un manual formal para una organización, debe recibir comentarios de todos los diferentes departamentos sobre su política y procedimiento. Incluso si no hay un manual formal de políticas y procedimientos, es probable que los departamentos tengan su propia política informal, memorandos y guías dispersas. Un manual de políticas y procedimientos, a menos que se escriba para un nuevo negocio u organización, debe tener en cuenta cómo se ejecuta el departamento. La introducción de políticas y procedimientos completamente nuevos podría ralentizar las producciones debido a la curva de aprendizaje. En su lugar, piense en el manual de políticas y procedimientos como un lugar para consolidar todas las políticas y procedimientos informales en un solo lugar para evitar confusiones.
Sin embargo, esto no es una regla absoluta. Uno de los beneficios de escribir un manual de procedimientos y políticas es que le brinda la oportunidad de revisar la efectividad del trabajo de una organización. Cuando escriba el manual, hable con los gerentes y empleados de los diferentes departamentos para ver si alguna de las políticas y procedimientos con los que trabajan actualmente es engorrosa, difícil o incoherente. Si es así, es posible que desee celebrar una reunión para analizar formas de trabajo más eficientes antes de completar el manual.
Diferenciar entre política y procedimiento.
Las políticas incluyen reglas generales que describen lo que puede o no puede hacerse, y esto va desde lo filosófico a lo específico. Por ejemplo, una política puede ser "somos respetuosos con el medio ambiente" o "enviar todas las solicitudes de admisión al Departamento de Admisiones". Los procedimientos describen los procesos paso a paso para llevar a cabo una política. Al crear un manual de políticas y procedimientos, diferencie los dos haciendo los encabezados de las políticas y los procedimientos de cada subtítulo o lista de políticas. Esto permitirá que el manual sea navegado rápidamente por los empleados que deseen encontrar información específica sobre cómo se debe llevar a cabo una política.
Sea claro y específico
Al escribir un manual de políticas y procedimientos, es posible que deba revisar con frecuencia su trabajo para eliminar cualquier jerga, oraciones complejas e instrucciones vagas. Trate de mantener las oraciones a 15 palabras o menos. Evite ejecuciones u oraciones que puedan interpretarse de más de una manera. En lugar de dar instrucciones como "procesar todas las facturas y enviar un formulario al gerente", describa los procedimientos para procesar las facturas y proporcione el nombre del formulario específico para enviar al gerente.
Es posible que desee que uno o más empleados revisen la política y el manual de procedimientos para verificar las piezas que tienen dificultades para comprender.
Revisar y actualizar regularmente
Un manual de políticas y procedimientos es un documento vivo. Para mantenerlo útil, revísalo y actualízalo regularmente si es necesario. Realice una reunión una vez al año para ver si se deben realizar cambios en el manual de políticas y procedimientos. Esto incluye nuevas formas de hacer el trabajo, volver a redactar párrafos difíciles o confusos y generar ideas para hacer que el manual sea más útil, por ejemplo, agregando más información o codificando por colores los diferentes capítulos.
Evite incluir en la política información confidencial, como nombres de contactos, números de teléfono de las personas y URLS de sitios web. En lugar de referirse a personas o títulos específicos en el manual, refiérase a los nombres de los departamentos. Esto ayudará a garantizar que el manual de políticas y procedimientos siga siendo relevante durante más tiempo.
