Tener un manual de procedimientos y políticas en línea le permite a cualquier empleado ver las políticas y procedimientos en cualquier momento sin tener que preocuparse por las actualizaciones recientes. La compay evita la impresión de varias copias en papel según sea necesario para los diferentes departamentos. El primer paso es escribir el manual de políticas y procedimientos y el siguiente es crear una cuenta gratuita con Google Docs, una interfaz basada en la web que le permite a un miembro cargar documentos y compartirlos con otros. Luego, cargue el documento y establezca los niveles de permiso de aquellos que pueden ver el documento.
Artículos que necesitarás
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Software de procesamiento de textos instalado en una PC.
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conexión a Internet
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Dirección de correo electrónico
Abra un nuevo documento en su aplicación de software de procesamiento de textos. Resuma brevemente qué contenidos deben incluirse en el manual de políticas y procedimientos. Puede desglosar el manual por departamento y luego por tarea en cada departamento. Asegúrese de incluir la información de contacto de los miembros clave del personal a cargo de cada departamento. Formato y revisión del documento. Guarda tu trabajo.
Inicie sesión en Internet y visite google.docs.com. Cree una cuenta con una dirección de correo electrónico de trabajo designada con una contraseña que contenga letras y números. Revise su correo electrónico para obtener el correo electrónico de confirmación de Google con información sobre su nueva cuenta y haga clic en el enlace de confirmación en el correo electrónico para completar el proceso de la cuenta.
Vuelve a iniciar sesión en tu cuenta recién creada. Haga clic en "Cargar documento" cerca de las opciones de menú a la izquierda. Aparecerá una nueva ventana con dos secciones en ella. La barra de la izquierda muestra tu escritorio o los archivos en tu disco duro, dependiendo de cómo lo tengas configurado. Use los íconos de flecha en la parte superior de la ventana para navegar hasta donde guardó el manual de procedimientos y políticas. Haga clic en el archivo del manual de procedimientos y políticas para que aparezca en el cuadro "Nombre de archivo". Haga clic en "Abrir". Google docs le mostrará una barra de estado cuando se complete la carga.
Haga clic en "Atrás para administrar documentos". Haga clic en la casilla de verificación vacía junto al Manual de procedimientos y políticas recién cargado.
Haga clic en "Compartir documento" en la barra de herramientas sobre el manual. Esto abrirá otro cuadro pequeño donde puede ingresar las direcciones de correo electrónico de aquellos a quienes desea tener permiso para ver o editar el documento. A menos que su supervisor le haya dicho algo diferente, elija "Ver" por ahora. Cuando haga clic en "Invitar", enviará un nuevo correo electrónico a las personas que mencionó para informarles que hay un nuevo documento que pueden ver. Ahora tiene un manual completo de procedimientos y políticas en línea.
Consejos
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Puede personalizar la configuración jugando con los niveles de permiso y notificación. Si lo desea, Google Docs puede informar a las personas que invite cada vez que se realice un cambio en el documento. Esto permite que sus compañeros de trabajo sepan que hay una versión actualizada lista para ver. Como alternativa, Google Docs también proporciona un enlace desde la página principal para compartir su documento como un enlace web permanente, lo que podría facilitar la distribución a grandes cantidades de personas y podría eliminar la necesidad de actualizar los niveles de permisos diariamente.
Advertencia
No comparta la contraseña de Google Docs con nadie a quien no quiera que tenga acceso para realizar cambios en la cuenta.
