Una organización empresarial típica logra su carga de trabajo mediante la creación de una serie de tareas que se realizan y llevan a cabo según sea necesario. Estas tareas pueden incluir la compra de materiales, la venta de servicios, la contratación de empleados o la respuesta a los clientes. Colocar esas tareas en una serie de sistemas organizados e interconectados puede beneficiar a la compañía al introducir eficiencia y orden en la jornada laboral y, en última instancia, aumentar la rentabilidad. Los sistemas de trabajo permiten que las tareas diarias funcionen de manera coordinada y proporcionan un marco básico para producir servicios y productos.
Define el sistema
Un sistema de trabajo es un esfuerzo colectivo y está diseñado cuando se identifica una tarea u objetivo en particular que requiere más de una persona para lograrlo. Los sistemas de trabajo incorporan tecnología, información y recursos comerciales para crear servicios o productos para clientes tanto externos como internos. La persona o personas que reclutan a otros para operar dentro del sistema de trabajo deben primero definir y organizar el sistema que permita alcanzar la meta. El sistema debe definirse para saber qué trabajadores y máquinas se necesitan, qué hará cada uno y cómo pasará el sistema de una tarea a la siguiente para lograr la máxima eficiencia.
Tipos de sistemas de trabajo
No existe un solo tipo de sistema de trabajo porque el concepto de sistema de trabajo es un shell que puede llenarse con los objetivos y necesidades de una organización. Los ejemplos de sistemas de trabajo incluyen un sistema de información, una cadena de suministro, un servicio para empleados o clientes y el sistema que un comprador ingresa cuando solicita un producto de la organización. Los sitios web de comercio electrónico también pueden considerarse sistemas de trabajo que realizan tareas como marketing, servicio al cliente o gestión de transacciones.
Algunos sistemas de trabajo están diseñados para realizar una tarea y luego terminar, como un proyecto especial (conferencia, recopilación de datos) o un producto que se fabrica para un tiempo específico y luego se suspende. Otros sistemas de trabajo pueden vincularse para formar un sistema de trabajo más grande, como el sistema de trabajo que produce un producto. Por ejemplo, los sistemas de trabajo de producción de productos (líneas de producción) vinculan el sistema de trabajo de la cadena de suministro (compras de material), el sistema de trabajo de diseño (ingeniería) y el sistema de trabajo de empaquetado (produce un producto listo para comprar).
Elementos del sistema
Todos los sistemas de trabajo contienen una serie de elementos que influyen en el sistema de trabajo. Los elementos son interdependientes y operan juntos para crear un sistema completo. Estos elementos incluyen al trabajador, la tarea, la estructura de la organización, las políticas y pautas de la organización y las prácticas de liderazgo de la organización.
El trabajador puede ser un empleado o un trabajador contratado. La tarea en cuestión incluye lo que se debe hacer y cómo se debe realizar la tarea. La estructura de la organización incluye a los individuos, los roles en la empresa y cómo se relacionan los roles con respecto al trabajo a realizar. Las políticas de la organización incluyen acuerdos, reglas y declaraciones que dictan la forma en que se debe completar el trabajo.Las prácticas de liderazgo dentro de la organización controlan y dirigen el cumplimiento del sistema de trabajo y ayudan a mantener el enfoque y la motivación.
Marco basico
Aunque los sistemas de trabajo varían mucho entre las organizaciones, existe un marco básico de componentes que se pueden usar para llenar el sistema de trabajo. Estos componentes incluyen a los participantes, las actividades y los procesos, las tecnologías, la información o los datos, el entorno físico, las estrategias de proceso y el producto final. Los componentes del marco se entrelazan con los elementos para producir el sistema de trabajo.
Revisión de sistemas de trabajo
La dinámica de la revisión de un sistema de trabajo existente se puede lograr imponiendo un conjunto de fases en el sistema de trabajo. Conocidas como el ciclo de vida del sistema de trabajo, estas fases se describen como operación y mantenimiento (mejoras en curso), iniciación (nuevo sistema de trabajo), desarrollo (nuevos requisitos) e implementación (instalación, capacitación, pruebas). Tanto las revisiones como los cambios planificados y no planificados pueden ocurrir al usar estas cuatro fases. Los cambios planificados utilizan las cuatro fases, y los cambios no planificados o no anticipados ocurren a través de cada fase en forma de adaptaciones, experimentación y arreglos.
