Los sistemas de contabilidad computarizados se han vuelto tan comunes que apenas tiene sentido imaginar alternativas contemporáneas basadas únicamente en libros de contabilidad manuscritos y máquinas de sumar de la vieja escuela. Pero es fácil volverse excesivamente dependiente de la contabilidad computarizada. Antes de profundizar en las soluciones tecnológicas, considere los peligros potenciales de permitir que una máquina y un programa de software almacenen todos sus datos y calculen las relaciones numéricas esenciales.
Calidad de la información
La calidad de la información que proporciona un sistema de contabilidad computarizado depende de la calidad de la información que ingresa. Puede ingresar cada cheque, recibo y factura en QuickBooks, pero si no configuró su plan de cuentas de QuickBooks para reflejar con precisión las complejidades de su negocio, sus esfuerzos solo proporcionarán información parcial o irrelevante. Por ejemplo, si su empresa trabaja con varios tipos de cuentas, como minoristas en línea, tiendas de ladrillo y mortero y ventas directas a los clientes, sus datos contables no serán especialmente significativos a menos que rastree estas categorías por separado.
El elemento humano
Aunque los sistemas de contabilidad computarizados usan tecnología para calcular sumas y almacenar información, estos datos deben ser ingresados por humanos, y estos humanos deben ser entrenados. La capacitación del personal en programas de software puede ser costosa y el conocimiento debe actualizarse periódicamente porque los sistemas de contabilidad computarizados cambian, algunas veces cada año. Los errores ocurren en muchas etapas de la curva de aprendizaje, y es probable que un sistema computarizado con fórmulas que se construyan entre sí componga errores aparentemente simples, lo que hace que la fuente de un problema sea aún más difícil de encontrar.
Costos tecnológicos
Prácticamente todos los aspectos de un sistema de contabilidad computarizado son costosos. Las computadoras son exponencialmente más caras que los libros de papel, y el software requerido para sus datos contables agrega un gasto adicional que a menudo tiene que renovarse o actualizarse anualmente. También es posible que tenga que desembolsar fondos para reparaciones, o contratar profesionales para capacitación, software personalizado o para desentrañar contratiempos especialmente complejos.
Seguridad y permanencia
Los sistemas de contabilidad computarizados son vulnerables a los problemas de seguridad cibernética. Los sistemas basados en la nube almacenan la información de su empresa de forma remota, donde puede ser pirateada. Su sistema puede estar infectado con un virus que destruye o corrompe la información. Las computadoras también se bloquean periódicamente, por lo que, a menos que sea especialmente diligente al hacer copias de seguridad de los archivos, puede perder muchas horas de trabajo. Entonces, mientras los sistemas de contabilidad computarizados organizan la información y hacen cálculos de manera rápida y eficiente, pueden crear una falsa sensación de seguridad. La conclusión es que nunca pueden estar completamente de acuerdo con el conocimiento directo de los sistemas o la familiaridad de primera mano con los detalles de su operación.
