Si trabaja en la gestión de eventos, sabe que la mejor manera de ganar negocios es con una propuesta profesional que ilustre sin lugar a dudas por qué es el negocio más calificado para el trabajo. Una propuesta bien escrita lo ayuda a sobresalir en un mar de compañías de gestión de eventos y le muestra a los clientes potenciales que entiende los entresijos del negocio.
Cómo escribir una propuesta para un evento
Dado que la planificación de un evento se basa en gran medida en la organización y la planificación cuidadosa, una propuesta de evento que ilustra su visión y capacidad para detallar los detalles del evento en detalle puede ganarle el trabajo. Antes de comenzar su propuesta, piense en usted y en las mayores fortalezas de su empresa. Encuentra la forma de incorporarlos en tu propuesta.
Su propuesta no debe ser una carta formal, sino que debe ser una presentación directa de las formas específicas en que llevaría a cabo la visión de su cliente. La mejor manera de tener una gran idea de esta visión es reunirse personalmente con un cliente potencial antes de que escriba su propuesta. En muchas situaciones, no sabrán exactamente lo que prevén para su evento. En cambio, los clientes a menudo tienen un vago sentido del tipo de evento que desean y esperan que usted los ayude a llegar allí. Aquí es donde puede brillar una propuesta bien elaborada que describe los detalles de su evento soñado.
En su informe de gestión de eventos, debe incluir un resumen de las necesidades y objetivos del cliente cerca del inicio de su propuesta para que el cliente sepa que se entendió cuando se reunió. A continuación, proporcione sugerencias sobre restauración, música, lugar o decoración que considere que encajarán bien con las sugerencias del cliente. Asegúrese de que todo lo que proponga esté dentro del presupuesto del cliente. Incluir fotografías de eventos pasados similares que hayas logrado puede ayudarte en gran medida a ganarlos.
En su propuesta, asegúrese de proporcionar un resumen de su experiencia como organizador de eventos y cualquier especialidad que tenga. Cuanto más se alinee su experiencia con las necesidades del cliente, mayor será la posibilidad de que vean su valor y lo contraten.
Plantilla de cotización de planificación de eventos
Querrá que su propuesta de evento proporcione una lista de los servicios que presta. En cada categoría, indique específicamente lo que hará su empresa. Incluya las horas de servicio el día del evento, la cantidad de miembros del personal que brindará y el costo. Desglosa los servicios en categorías tales como decoración, catering o entretenimiento. También puede sugerir subcontratistas con los que ha trabajado en el pasado que pueden brindar un excelente servicio a su cliente.
Asegúrese de incluir una sección al final de su propuesta que describa sus políticas de cancelación o cambios de última hora. Indique su tarifa por hora o tarifa de consulta, y explique qué servicios harían que estos cargos adicionales se apliquen más allá del alcance de su contrato. Explique por cuánto tiempo es válida la información en su propuesta. Además, asegúrese de incluir información legal sobre daños o seguros.
