Probablemente no tenga problemas para imaginar este escenario: recibirá una invitación a una conferencia de prestigio en la que tendrá muchas oportunidades para establecer contactos y expandir el negocio de su empresa. Sin embargo, ahora enfrenta el obstáculo de persuadir a su jefe para que le permita asistir. La justificación de los gastos puede inducir gemidos de tristeza, pero la organización y la preparación lo ayudarán a lograr su objetivo.
Redacte un argumento convincente que convenza a sus superiores de la necesidad del gasto en cuestión. Persuade a sus jefes de que necesita gastar este dinero en este objeto o servicio en particular. Demostrar que este gasto conducirá a un alto retorno de la inversión. Presente toda la documentación de respaldo que sea posible para transmitir su mensaje.
Calcule el costo exacto de este gasto y presente la suma a sus jefes. Sus cálculos se tranquilizarán, lo que demuestra que lo ha considerado completamente y no planea desperdiciar dinero. Presentar el costo anticipado de los gastos también puede aliviar los temores de que el desembolso planificado será escandaloso. Si también puede determinar el gasto de no gastar el dinero en el artículo o servicio, presente estas cifras también para demostrar su interés.
Rellene todos los formularios de gastos por instrucciones. La mayoría de las organizaciones tienen un sistema formal para presentar justificaciones de gastos. El departamento de contabilidad probablemente le pedirá que complete un formulario que justifique el costo de la compra. Recuerde no descuidar ningún campo del documento, ya que si olvida incluir un detalle puede causarle problemas más adelante.
Presentar la documentación de todo lo relacionado con el gasto. Los gerentes quieren ver exactamente dónde va el dinero; al proporcionar un rastro en papel, los ayudará a comprender por qué necesitaba comprar este artículo o servicio en particular. Incluya cada recibo o documento relevante para el gasto para que nadie pueda acusarlo de malversación.
