Como empresa, debe mantener ciertos tipos de documentos en archivo, como registros de empleo y facturas, por razones comerciales y legales. En algunos casos, un comerciante también debe tener copias de los recibos de las tarjetas de crédito a la mano durante un período de tiempo. Sepa cuándo es seguro tirar estos recibos en el curso de los negocios.
Recibos de tarjetas de crédito
Después de que un cliente compre un producto o servicio de su compañía usando su tarjeta de crédito, generalmente debe proporcionarle un recibo impreso para sus registros, especialmente en el caso de una transacción cara a cara. El recibo contiene el monto de la transacción, el código de aprobación, el nombre del titular de la tarjeta de crédito y un lugar para la firma del cliente. También conserva una copia del recibo firmado para sus registros.
¿Por qué mantenerlos?
Si surge un caso en el que el cliente cuestiona el cargo de la tarjeta de crédito de su compañía, usted es responsable, como comerciante, de demostrar que es válido. Uno de los primeros artículos que el banco del cliente solicitará es una copia del recibo de la tarjeta de crédito relacionada con la transacción. El proveedor de servicios comerciales también necesita ver el recibo firmado para investigar la disputa en su nombre. Si se aprueba la disputa del cliente porque no puede proporcionar una copia del recibo de compra firmado, tendrá que pagar costosos cargos de devolución y también perderá el monto de la venta, así como el producto o servicio que vendió.
Cuando tirar
Debido a la posibilidad de disputas por parte de los clientes, no es prudente tirar un recibo de compra con tarjeta de crédito solo porque la transacción haya cancelado su cuenta de comerciante, incluso si ya recibió los fondos de la venta. Los bancos generalmente otorgan a los clientes aproximadamente 60 días para disputar un cargo según la Ley de Facturación Justa de Crédito. Es una apuesta segura mantener el recibo de la tarjeta de crédito durante al menos tres meses. Si necesita los recibos de venta específicamente por razones de presentación de informes de impuesto a las ganancias comerciales, manténgalos a mano durante al menos seis años.
Almacenamiento de recibos
Si debe conservar estos recibos de ventas, guárdelos en un lugar seguro y cerrado, ya que contienen información confidencial del cliente. Mantenga estos datos confidenciales fuera del alcance de empleados no autorizados y personas externas para evitar problemas con el fraude de tarjetas de crédito o el robo de identidad. Su acuerdo de servicios comerciales puede describir reglas específicas sobre cómo administrar y almacenar datos confidenciales de tarjetas de crédito para los clientes de acuerdo con las pautas del estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago. PCI DSS es una organización que proporciona orientación sobre la gestión de los datos de la tarjeta de crédito del cliente.
