Cada solicitud de propuesta debe incluir una carta de presentación, incluso si su oferta contiene un resumen ejecutivo. Cada uno tiene un propósito diferente, y trabajan juntos no solo para crear una buena impresión, sino también para demostrar que comprende los requisitos del cliente y del trabajo. Sin embargo, debido a que una carta de presentación debe mostrar que comprende los requisitos clave del cliente sin convertirse en una mini-propuesta, a algunas personas les resulta más difícil escribir.
Establecer el tono correcto
Su relación con el posible cliente, y algunas veces las instrucciones en el kit de RFP, determina si la carta debe tomar un tono formal o personal. Siempre que sea honesto y sincero, las cartas personalizadas en las que felicita y agradece al cliente a menudo son las más efectivas. Por ejemplo, incluya declaraciones como "Quiero aprovechar esta oportunidad para agradecerle por toda su ayuda" y "su ayuda y orientación demostraron ser invaluables" en el cuerpo de la carta.
Formato y Estilo
Con papel con membrete y un formato de carta comercial, divida la carta en tres secciones: una introducción, un cuerpo y un breve párrafo de cierre. Use una fuente serif, como Garamond, Georgia o Times New Roman, ya que muchas personas encuentran que las fuentes serif son más fáciles de leer. Limite su carta de presentación a no más de una o dos páginas.
La apertura
Abra la carta de presentación con una breve declaración de apertura relevante, como "Se adjunta la propuesta que le prometí" o "Disfruté hablar con usted sobre el proyecto de su propuesta". Siga esto con un párrafo en el que comunique un entendimiento completo al reformular el texto Requisitos que impulsan la RFP. Dígale al lector si la propuesta incluye archivos adjuntos, y si lo hace, resalte brevemente el contenido y finalice la introducción especificando el período de tiempo en que la cotización del precio es válida.
El cuerpo
Incluya toda la información requerida, como el historial de su empresa, las calificaciones o las referencias que la RFP pueda solicitar en el cuerpo de la carta. Enfoque el resto de la carta en abordar hasta cuatro necesidades clave del cliente. Por ejemplo, use viñetas para resumir cómo su producto o servicio satisfará las necesidades más importantes del cliente. Luego, amplíe cada punto de viñeta en los párrafos restantes.
El cierre
En el párrafo de cierre, asegúrese de proporcionar información completa para la persona del punto de contacto, incluido el nombre, título, dirección, número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico. Incluya un "próximo paso" o un llamado a la acción, como "Me pondré en contacto con usted más adelante esta semana para responder a cualquier pregunta que pueda tener" o "Le llamaré la próxima semana para hablar sobre esta propuesta" Finalice con una expresión cortés y tu nombre y titulo
