El desarrollo de un presupuesto para pronosticar los gastos necesarios para definir, diseñar, entregar y evaluar los cursos de capacitación para su organización le asegura establecer expectativas realistas sobre el tipo de experiencias de capacitación que puede brindar, dadas las restricciones financieras. Una vez que identifique las necesidades del público objetivo, reúnase con expertos en la materia para obtener información sobre el contenido del curso y otros requisitos de capacitación. Para obtener la aprobación de las partes interesadas y los patrocinadores, debe crear un plan de proyecto que incluya el presupuesto de capacitación, desglosado por tipos de gastos. Usando las calculadoras de métricas proporcionadas por la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos, calcule sus costos de capacitación como un porcentaje del total de gastos.
Identifique los tipos de costos de capacitación que espera. Por ejemplo, liste la capacitación obligatoria requerida. Este tipo de capacitación generalmente proporciona a sus empleados las licencias y la certificación que su empresa necesita para operar. Clasifique el resto de su catálogo de capacitación en desarrollo profesional o técnico. Refine aún más su lista indicando el formato de capacitación, como clases, talleres, aprendizaje a distancia o ofertas de auto estudio basadas en la web.
Estimar el costo de desarrollo y ejecución de clases. Por ejemplo, obtenga cotizaciones para proveedores de capacitación o utilice datos proporcionados por desarrolladores e instructores internos. Incluya los salarios de los diseñadores de instrucción, instructores, programadores y otro personal requerido para crear la capacitación. Identifique cualquier costo adicional, como materiales de marketing, viajes, comidas o hardware y software.
Determine la cantidad de sesiones de capacitación requeridas para satisfacer las necesidades de su organización. Por ejemplo, para implementar un programa de capacitación obligatorio para una organización de 400 personas, con 20 personas en cada clase presencial, debe programar 20 sesiones. Si la capacitación debe completarse en un solo año, debe programar dos sesiones por mes.
Prepare su presupuesto, la lista detallada del dinero requerido para completar el desarrollo y la entrega de la capacitación. Utilice una plantilla de hoja de cálculo proporcionada por un sitio web como las plantillas de Microsoft Office o desarrolle su propio formato. El uso de una plantilla establecida le permite aprovechar las fórmulas integradas que calculan automáticamente los datos financieros y los replican en un formato de fácil lectura. Por ejemplo, use Microsoft Excel para registrar los costos trimestrales, calcular los costos anuales y asegurarse de que no exceda la asignación anual para capacitación. Ingrese artículos de línea, descripciones, cantidades y tarifas por unidad para generar un presupuesto para incluir en su plan de proyecto para obtener la aprobación de los programas de capacitación y desarrollo de su organización. Mantenga el archivo para hacer un seguimiento de los gastos reales y utilice los datos para planificar programas de capacitación posteriores.
