La codificación en contabilidad es el proceso de asignar números o letras a los datos para crear una base de datos de búsqueda rápida. Los códigos contables no son universales, ya que cada contador, firma de contabilidad, institución o empresa puede crear su propio sistema de codificación en contabilidad adaptado a sus propias necesidades organizativas. Algunos tipos de codificación son simples y directos, mientras que otros requieren un manual para interpretar.
Codificacion Mnemonica
La codificación mnemotécnica en contabilidad usa letras abreviadas que representan una palabra completa. Por ejemplo, "ACCT" podría significar "cuenta", "DT" para "fecha" o "GTL" para "total general".
Codificación secuencial
También llamada codificación en serie, la codificación secuencial en contabilidad utiliza números que tienen un orden consecutivo. En un libro de contabilidad, un código secuencial puede correr por el lado de la página con uno en cada nueva línea. Un ejemplo de un código secuencial es 00, 01, 02, 03 y así sucesivamente.
Codificación Jerárquica
Al igual que en el sistema de clasificación decimal de Dewey de una biblioteca, los códigos jerárquicos son aquellos en los que un contador podría expandirse infinitamente, si fuera necesario, de una manera estructurada y lógica. Por ejemplo, si un contador quisiera crear una sección principal en su sistema de contabilidad, ella designaría un número con cada sección como "808 Activos" y "809 Pasivos". Luego, si quisiera crear subsecciones, lo haría. así que con el uso de un decimal, como "808.01 Activos financieros". El contador podría continuar agregando subsecciones a cada subsección según sea necesario, como "808.01.001 Activos financieros para 2001-2002".
Codificación de bloques
En contabilidad, la codificación en bloque se refiere a los números que un individuo puede asignar a términos contables generales mientras se lleva la contabilidad. Por ejemplo, si un código de bloque dice: "5,000: Activos fijos, 6,000: Acciones", el bloque 5,000 es exclusivamente para cualquier cosa que trate con activos fijos. Debido a que estos bloques de códigos están separados por 1,000 números, una persona puede agregar hasta 1,000 códigos de subbloque o subcategorías.
Codificación Facetada
Un código de facetas en la contabilidad es una serie de números agrupados que representan diferentes encabezados que un contador puede usar. Si un contador se queda con los libros de una tienda minorista, por ejemplo, puede afirmar que Facet 1, o grupo 1, representa los diferentes departamentos dentro de la tienda; La faceta 2 representa los diferentes tipos de costos en los que la tienda podría incurrir; y la faceta 3 contiene subcategorías de la faceta 2.
Dentro de cada faceta hay un código secuencial que representa un elemento diferente. En el ejemplo, Facet 1 puede tener los siguientes campos: 00 Ventas en línea, 01 Ventas en la tienda y 02 Devoluciones. La faceta 2 podría incluir los siguientes campos: 00 Costos de mercadeo, 01 Suministros de oficina y 02 Gastos laborales. Luego, la Faceta 3 podría contener una serie de códigos de bloque donde los números 0000 a 01000 representan costos generales, donde el número 0050 representa el costo de comprar un dominio de Internet. Por lo tanto, si el contador usara un código de facetas, la serie de números que representaría el costo de promocionar la tienda en línea con un nuevo sitio web diría “00 00 0050”. Cada sección de este código representa cada faceta individual: 00 (Ventas en línea) 00 (Costos de marketing) 0050 (Costo de dominio de Internet).
