Entonces, recibió un pedido y le envió a su cliente el producto o servicio que solicitó. ¡Felicidades! A continuación, debe conseguir que el cliente pague. El proceso de recolección de dinero comienza con una factura enviada al cliente que muestra el monto adeudado y los términos de pago. La preparación de una factura crea una cuenta por cobrar.Esto es algo de valor para su negocio, puesto que ocupa un lugar destacado en su lista de activos, ya que se convierte fácilmente en efectivo.
Consejos
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En términos contables, la preparación de una factura crea una cuenta por cobrar. Tan pronto como se paga, la factura se convierte en efectivo.
Definición de factura de ventas
Una factura de venta es un documento comercial que se prepara cuando necesita solicitar el pago a un cliente por los bienes o servicios que ha suministrado. La factura contiene detalles importantes como el producto, la cantidad, el precio y las condiciones de pago, como los datos bancarios de la compañía. En cuanto a los documentos, es uno de los más fáciles de crear, y también es uno de los más importantes. Una factura establece la obligación de pago del cliente. Al emitir una factura, está verificando el contrato que existe entre usted y el cliente y que ha completado su parte del trato. Una vez que el cliente acepta la factura, se convierte en una deuda legal que el cliente tiene que pagar.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y una factura?
Vale la pena aclarar algo de terminología en este momento porque a menudo hay mucha confusión sobre qué es una factura y qué es una factura. Siempre se envía una factura del vendedor al cliente con la esperanza de recibir el pago dentro de un período de tiempo determinado. Por lo tanto, cuando proporciona bienes y servicios, siempre creará una factura. Una factura es algo que el cliente debe pagar. Así que la factura que ha creado, en el lado de la cerca del cliente, es una factura. Es el mismo documento pero con un nombre diferente, dependiendo de si está pagando o recibiendo dinero.
En términos contables, esta distinción es importante. Tanto usted como el cliente utilizarán la misma factura para fines de contabilidad. Pero, mientras que el cliente usará la factura para registrar el dinero que tiene que abandonar el negocio, que se llama una cuenta por pagar, usted lo usará para registrar el dinero que ingresará en el negocio, que se llama una cuenta por cobrar.
¿Qué información debe estar presente en una factura de ventas?
En general, puede dividir la factura en dos partes: el encabezado de la factura y el núcleo de facturación. El encabezado de la factura contiene:
- El nombre y la dirección del vendedor.
- El nombre y la dirección del destinatario.
- La fecha de la factura - esto es vital! El reloj comienza a marcar para el cliente en la fecha de la factura. Si tiene un límite de tiempo para el pago, lo que debería hacer, al incluir una fecha, se asegura de que todos estén en la misma página sobre el vencimiento del pago.
- Un número de factura único.
- Un número de PO, si utiliza un sistema de orden de compra para controlar sus compras comerciales.
El núcleo de facturación contiene:
- Una descripción detallada del servicio prestado o los productos suministrados, incluyendo cantidades y precios.
- Cualquier impuesto a las ventas aplicable.
- El precio total que se debe.
- Términos y condiciones de pago. Por ejemplo, puede especificar "30 netos", lo que significa que el monto total vence en 30 días.
- El método de pago, como los detalles de la cuenta bancaria o el nombre de una persona a la que el cliente puede enviar cheques.
¿Qué es una factura de venta en términos contables?
Muchas empresas tienen un buen número de clientes que no pagan de inmediato. Si utiliza el método de acumulación de cuentas devengado, registrará los ingresos cuando los obtenga, no cuando el dinero caiga en su cuenta bancaria. Esto significa que necesita un método para registrar los ingresos que tiene derecho a recibir pero que aún no ha recibido. Una factura de venta en términos contables es una "cuenta por cobrar" o "A / R". Las cuentas por cobrar representan todos los pagos que se deben a su empresa y que aún no han sido pagados por los clientes.
Si lo piensa bien, lo que realmente está haciendo cuando crea una factura es extender el crédito sin intereses al cliente por un corto tiempo. Les está permitiendo obtener bienes o servicios antes del pago, según la confianza de que el pago se realizará en la fecha de pago. Una cuenta por cobrar es simplemente una forma de registrar esta confianza.
¿Cómo se registra una factura?
Los A / R son increíblemente valiosos para su negocio porque cuando se les paga, se convierten inmediatamente en efectivo. Como tal, los registrará como activos en el balance de la empresa. Es convencional enumerar los activos en orden de liquidez, lo que mide la rapidez con que algo se puede convertir en efectivo. Por lo tanto, de todos los activos de su negocio, el efectivo es el más líquido y los activos como los bienes raíces, las acciones en los fondos de cobertura y otras inversiones alternativas son los menos líquidos, ya que estos artículos son mucho más difíciles de vender.
Las cuentas por cobrar se enumeran como activos corrientes, ya que el cliente debe realizar el pago en un año o menos. Y, debido a que se convierten en efectivo, en el momento en que se paga la factura, los A / R se encuentran entre sus activos más líquidos. En general, los incluirá debajo del efectivo en la hoja de balance, y la cifra que inserte es simplemente el monto total de todas sus facturas pendientes.
¿Cuál es la diferencia entre las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar?
La otra cara de las cuentas por cobrar son las cuentas por pagar. Los A / Ps ocurren cuando usted le debe dinero a sus proveedores porque todavía no ha pagado la factura. Como entrada contable, representa su obligación de pagar una deuda a corto plazo. Para ilustrar, imagine que un proveedor le envía una caja de widgets y unos días más tarde envía una factura por el costo de $ 500. Usted está obligado a pagar este dinero, por lo tanto, registra los $ 500 como débito en la columna de cuentas por pagar y simultáneamente acredita $ 500 por el gasto de materia prima, que generalmente aparece como el costo de los bienes vendidos. Su proveedor está esperando recibir el pago, por lo que registra la factura en su columna de cuentas por cobrar.
Luego, cuando escriba un cheque para pagar la factura, ingresará un crédito de $ 500 en la columna de cuentas por pagar y un débito de $ 500 en la cuenta corriente. Si alguien mira su estado de ingresos, puede ver de un vistazo el monto total que el negocio está cargando en las facturas pendientes de pago.
¿Qué pasa si un cliente no paga?
En un mundo ideal, todos sus clientes pagarían todas sus facturas a tiempo, siempre. En el mundo real, los clientes pagan tarde y algunos no pagan en absoluto. El problema aquí es que la entrada de sus cuentas por cobrar debe mostrar el saldo de todas las facturas que se convertirán en efectivo en un futuro cercano. Si un cliente no paga 90, 120 o 360 días, o no paga en absoluto, esto distorsionará la precisión de su balance general.
La regla número uno de cobro de deudas es que cuanto más se adeuda un pago, más difícil es cobrarlo. Un cálculo vital para cualquier empresa es determinar la antigüedad de sus facturas mediante un proceso denominado "antigüedad". Si utiliza un software de contabilidad empresarial, las categorías habituales para este tipo de informe incluyen:
- Actual: Vence de inmediato.
- 1 a 30 días: Vencimiento dentro de los próximos 30 días.
- 31 a 60 días de retraso.
- De 61 a 90 días vencidos.
- 91 días y vencidos y así sucesivamente, en incrementos de 30 días.
El propósito de la antigüedad es ver qué facturas necesitan seguimiento, como llamar al cliente o enviar la cuenta a una agencia de cobro. También le da una idea de si está cobrando pagos muy lentamente y asumiendo demasiado riesgo crediticio. Si las cuentas por cobrar caen demasiado lentamente, podría terminar con un problema importante de flujo de efectivo y tendrá que pedir dinero prestado para cubrir sus gastos operativos diarios.
