Los departamentos de contabilidad utilizan una variedad de siglas para identificar responsabilidades, departamentos o agencias gubernamentales. Mientras que algunos acrónimos son específicos de la industria, otros existen universalmente. A / P representa el departamento de "cuentas por pagar" en la mayoría de las empresas.
Posiciones
Los departamentos de cuentas por pagar varían en tamaño de una persona a muchas personas en diferentes niveles de supervisión. Los empleados de cuentas por pagar ingresan los datos de las facturas al sistema contable y hacen coincidir las facturas con la documentación de respaldo. Los supervisores de cuentas por pagar supervisan el trabajo de los empleados de cuentas por pagar y responden las consultas de otros departamentos con respecto a los pagos de facturas o los saldos de los proveedores. Los gerentes de cuentas por pagar lideran el departamento planificando roles individuales dentro del departamento, presupuestando los costos del departamento y colaborando con otros gerentes de la compañía en la toma de decisiones.
Responsabilidades
El departamento de cuentas por pagar mantiene la responsabilidad de pagar las facturas a tiempo. Muchos proveedores ofrecen descuentos para pagar facturas dentro de un período de tiempo específico. El departamento de cuentas por pagar supervisa las fechas de vencimiento junto con las fechas de descuento para garantizar los mayores descuentos disponibles de la compañía. El departamento de cuentas por pagar debe verificar que cada factura sea precisa antes del pago. El departamento de cuentas por pagar coordina la impresión de cheques con la firma de la gerencia en el cheque. Los cheques y las facturas también deben mantenerse bajo llave.
Control interno
Debido a la cantidad de dinero que cambia de manos a través del departamento de cuentas por pagar, el control interno debe ser una prioridad. La protección básica de los cheques se logra al bloquear los cheques en blanco y limitar el acceso a la llave.La verificación de la factura determina si cada factura es precisa y válida. Los deberes se dividen entre los diferentes miembros del equipo para garantizar que ningún miembro del equipo pueda acceder a todo el sistema sin la revisión de otra persona.
La mejora de procesos
La impresión de cheques es a menudo un proceso manual, que requiere trabajo humano para tareas tediosas, como rellenar sobres. La mejora del proceso reduce la necesidad de que los empleados trabajen en trabajos sin valor agregado y les permite centrarse en el trabajo analítico. Las mejoras incluyen el uso de pagos electrónicos y sistemas de aprobación electrónica.
