La comunicación de la oficina puede ser impulsada principalmente por el correo electrónico y la mensajería instantánea, pero casi todas las oficinas aún reciben y procesan una enorme cantidad de papeleo. De hecho, según la Agencia de Protección Ambiental de EE. UU., El empleado de oficina promedio maneja aproximadamente 10,000 hojas de papel cada año, o un promedio de aproximadamente dos libras de papel y productos de cartón por día. Los mejores procedimientos de gestión de correo de la oficina pueden contribuir en gran medida a garantizar un flujo sin problemas de comunicación interna y externa.
Designar personal apropiado
Incluso las pequeñas empresas pueden beneficiarse de la designación de una persona para manejar todo el correo entrante y saliente para garantizar que nada se pierda o se dirija mal hacia su destino. Cuanto más grande sea la organización, más miembros del personal deben asignarse para recibir, recopilar, distribuir y recopilar todo el correo y los paquetes de la empresa. Conforme el correo electrónico se convierte en una opción más popular para la comunicación y distribución de documentos oficiales, el manejo del correo en papel puede ser solo una parte de la descripción del trabajo de un empleado, según el volumen de correo que pase por los canales habituales de comunicación corporativa. Para entregas comerciales (por ejemplo, UPS, FedEx, DHL), la recepcionista es generalmente la mejor persona para recibir y firmar paquetes entrantes debido a su ubicación privilegiada. Sin embargo, generalmente no es una buena idea entregar todas las demás tareas de administración de correo a la recepcionista, ya que esa responsabilidad a menudo requerirá que deje su escritorio desatendido durante largos períodos de tiempo.
Crear diagramas de flujo de distribución de correo
Los gerentes y empleados responsables de la distribución de correo deben colaborar en el desarrollo de pautas (mediante el uso de diagramas de flujo, listas de verificación o el formato con el que su empresa se sienta más cómodo), que seguirán todos los empleados, especialmente el personal que supervisará la distribución y recolección de correo. Debe tomar en consideración cada paso de la recolección de correo: recopilar el correo en el centro de recolección central (un buzón de correo, un correo postal, una oficina postal corporativa, personal de entrega de paquetes o un buzón convencional); recopilar en una ubicación específica en la oficina designada únicamente para la clasificación del correo; distribuyendo a los buzones departamentales o individuales o entregándolos personalmente a cada oficina; recoger el correo saliente y garantizar que todo el correo saliente se dirija y selle de manera adecuada; y mantener el área de recolección / clasificación de correo limpia y completamente surtida.
Proporcionar suministros necesarios
Asegúrese de que la estación de recolección / distribución de correo tenga todos los suministros que el empleado necesita para hacer su trabajo. Si su empresa es lo suficientemente grande como para que la distribución de correo se realice de manera más eficiente utilizando una ubicación central, construya un organizador de correo / literatura sólido o un clasificador de correo con un montón de compartimientos para cada departamento o miembro del personal y etiquételos claramente. Los departamentos requerirán cubículos más grandes que los individuos, así que déles mucho espacio.Mantenga un gabinete o escritorio bien surtido con rollos de cinta y dispensadores de cinta; material de empaque; sobres devuelva las etiquetas en diferentes tamaños preimpresas con la dirección de su empresa; Etiquetas de correo en diferentes tamaños preimpresas con algunos de los destinos de correo más comunes de su empresa; sellos de fecha y hora; una balanza de paquete; plumas; marcadores compartimientos de almacenaje; y una pequeña carretilla o carretilla. No olvide incluir una trituradora de tamaño industrial y contenedores de reciclaje. Si su empresa recibe más correo del que puede destruir o reciclar una persona, considere contratar a una empresa externa de gestión de documentos / reciclaje para que se encargue del trabajo.
Mantenga un registro de todos los correos entrantes y salientes
Cree un sistema de administración de correo electrónico para rastrear todo el correo entrante y saliente. Si su negocio es solo usted y un asistente, puede omitir este paso, pero si supervisa un gran departamento o compañía con docenas de empleados, cree un sistema que lleve un registro de las fechas en que llega el correo y, si es necesario, para quién. Es especialmente importante crear estos sistemas si su empresa recibe una gran cantidad de documentos y paquetes legales confidenciales. Los artículos se pierden incluso en pequeñas oficinas más a menudo de lo que piensas; es mejor evitar estas situaciones frustrantes creando una hoja de cálculo de Excel básica, por ejemplo, que muestre cuándo llegó un paquete y cuándo fue reclamado por su destinatario o representante.
