Cómo escribir procedimientos de nómina

La nómina es un aspecto clave de cualquier negocio con los empleados. Para que los empleados y los impuestos sobre la nómina se paguen a tiempo y con precisión, el departamento de nómina debe estar estructurado. Para lograr la eficiencia dentro del departamento, el empleador debe documentar los procedimientos de nómina. Independientemente de si la nómina es grande o pequeña, los procedimientos escritos de nómina son críticos para una nómina exitosa.

Crear formularios de procedimientos de nómina. El departamento de nómina generalmente trabaja en estrecha colaboración con el departamento de recursos humanos para garantizar el procesamiento adecuado de los cheques y los beneficios de los empleados. En este proceso se utilizan varios formularios: hojas de tiempo / tarjetas de tiempo, Formulario W-2, calendarios de nómina y / o calendarios, formularios de solicitud de vacaciones, formularios de autorización de depósito directo y hojas de control de días de enfermedad. Puede comprar estos formularios en una tienda de papelería o hacer que una imprenta los personalice.

Documentar los procedimientos de cronometraje. El Departamento de Trabajo de los EE. UU. Señala que puede usar cualquier sistema de cronometraje que desee, siempre que sea correcto y completo. Los procedimientos de cronometraje deben incluir los plazos de presentación de la hoja de tiempo y el método utilizado para calcular el tiempo de los empleados.

Por ejemplo, anote los procedimientos para calcular manualmente las tarjetas de tiempo de los empleados, como redondear hacia arriba o hacia abajo hasta el cuarto de hora más cercano. Si tiene un sistema de cronometraje que transporta automáticamente los golpes / pases de los empleados al software de nómina, documente sus procedimientos para realizar modificaciones. Esto puede incluir que los supervisores le envíen los cambios por correo electrónico antes de la fecha límite.

Anote los procedimientos de procesamiento de la nómina. Adapte sus procedimientos de procesamiento de nómina para que coincida con su sistema de nómina. Un sistema de nómina puede ser manual, computarizado internamente o externo (subcontratado). Indique todos los procedimientos de procesamiento de nómina para su sistema particular.

Por ejemplo, supongamos que tiene un sistema computarizado interno, en el que el personal de nómina y el software de nómina se utilizan para procesar la nómina. Documente cómo usar el software. Indique cómo ingresar los salarios de los empleados y cómo procesar los ajustes de pago, depósitos directos, impuestos sobre la nómina, días de beneficios, embargos, beneficios de seguro y pago de horas extras. Incluya los pasos para volver a verificar la nómina antes de imprimir cheques de pago y antes de cerrar la nómina.

Si tiene múltiples frecuencias de pago (como semanal y quincenal), documente cómo procesar cada una. Los procedimientos de procesamiento de la nómina deben incluir todos los pasos de procesamiento, desde el comienzo de cada nómina hasta su final.

Incluir procedimientos de post-procesamiento. Por ejemplo, supongamos que tiene un departamento de contabilidad o una empresa fiscal externa que maneja los asuntos fiscales de la nómina de la empresa. Indique los archivos e informes necesarios que deben enviarse y a qué individuo. Indique quién debe recibir los cheques / recibos de pago para su distribución e incluya otras compañías / personas con las que debe interactuar. Por ejemplo, si el departamento de nómina reenvía los fondos de contribución de jubilación al proveedor del plan de pensiones inmediatamente después de cada procesamiento de nómina, incluya los pasos necesarios.

Documentar los procedimientos de mantenimiento de registros. El empleador debe mantener los registros de nómina por un mínimo de tres años, según el Departamento de Trabajo. Procedimientos estatales de almacenamiento y archivo para registros de nómina, formularios W-2, informes de impuestos de nómina, tarjetas de tiempo y otros registros de nómina.