La seguridad de los registros de nómina y el personal que trabaja con ellos es una consideración continua para los administradores de nómina y la administración corporativa. La seguridad de la nómina incluye la implementación y el mantenimiento de la confidencialidad y seguridad de los registros de nómina, el departamento de nómina y el personal de nómina. El gerente de nómina, el gerente de contabilidad o el gerente de recursos humanos pueden asumir la responsabilidad de la seguridad de la nómina junto con la alta gerencia. La creación de un entorno de nómina altamente seguro y eficiente debe ser el objetivo de cada departamento de nómina.
Organización
La organización del departamento de nómina, el personal y los procesos es vital para la seguridad de la nómina. Se necesita una cadena de mando clara, un organigrama del departamento lógico y una clara delegación de responsabilidades de nómina para la administración segura de la nómina. Un gerente, un procesador de nómina, un especialista para situaciones especiales de nómina, como órdenes de embargo de salario y FMLA y permisos de compensación para trabajadores, empleados de registros de empleados y cualquier otro personal de nómina deben estar organizados en el departamento para el procesamiento de nómina confidencial, eficiente, seguro y legalmente compatible.. Todos en la nómina deben tener responsabilidades claramente definidas para evitar y eliminar las brechas de seguridad y las lagunas en el procesamiento de la nómina.
Control de acceso
Todos los accesos a documentos en papel de nómina, archivos de almacenamiento físico, computadoras e informes de computadora y cualquier otro tipo de acceso deben ser estrictamente controlados y aplicados para asegurar la información confidencial de nómina. Las responsabilidades de cada empleado de nómina deben ser revisadas por el administrador de nómina para determinar qué nivel de acceso es necesario. El acceso a documentos físicos de nómina, como hojas de asistencia, aumento de autorizaciones, papel de bonos y comisiones y otros documentos de nómina con información financiera confidencial y confidencial, debe estar restringido solo a aquellos que procesan las transacciones. Los archivadores y las computadoras con información de nómina, datos y archivos deben ubicarse en áreas seguras donde solo aquellos con autorización de seguridad puedan verlos y trabajar con ellos. Por ejemplo, los empleados de hojas de horas que solo ingresan las horas de trabajo en el sistema de nómina de la computadora no deben tener acceso a los procesos finales de presentación ni a la documentación de salarios y beneficios.
Procedimientos de documentos
Los procedimientos de nómina deben documentarse exhaustivamente y aplicarse para garantizar la seguridad del proceso de nómina y del personal. Las responsabilidades de cada empleado de nómina deben estar claramente definidas en la descripción de su trabajo, en los procedimientos de nómina que realizan y en un manual operativo estándar para el departamento de nómina. Los procedimientos deben cumplirse, revisarse cuando algo cambie y revisarse al menos una vez al año, si no con mayor frecuencia, para proteger la integridad de los procesos y evitar brechas en la seguridad.
Seguridad física
La seguridad física de los registros de nómina, archivos, datos y sistemas, así como las instalaciones de nómina y el personal es vital. La seguridad de la nómina y la confidencialidad no deben comprometerse a ahorrar dinero al procesar la nómina en la recepción o al hacer que un empleado de la nómina realice las tareas sin una doble verificación. Los archivadores deben estar bloqueados con acceso limitado. Las oficinas, los marcos principales y las computadoras de escritorio con datos de nómina y software de procesamiento no deben ubicarse en áreas comunes, sino en ubicaciones seguras que se pueden bloquear fácilmente. El personal de nómina debe tener un entorno de trabajo seguro frente al tráfico de empleados y visitantes, y debe tener formas fáciles de asegurar con éxito la información con la que trabajan para que no estén sujetos a empleados enojados o emocionales. Cualquier error en la nómina, discrepancias y quejas deben tener procesos claros y ser atendidos por los gerentes o supervisores, no directamente con el personal de nómina.
