El monitoreo y evaluación de los procedimientos de adquisición es una parte integral de la administración de una organización. El proceso de adquisición merece un alto nivel de atención por parte de la gerencia para garantizar que no sea víctima de fraude y corrupción. Los procedimientos de adquisición deben incluir controles efectivos para lograr la rendición de cuentas y la transparencia. El monitoreo y la evaluación continuos de la gestión del proceso de adquisición establecen la integridad y el cumplimiento de las leyes y las normas éticas.
Identifique los controles internos que existen y si los controles están funcionando según lo diseñado. No debe existir ninguna oportunidad para anular ninguno de los controles. Los controles internos clave para evaluar incluyen la separación de funciones, controles de supervisión, controles de recepción, controles de autorización y controles de registro.
Desarrolle una lista de verificación de cumplimiento para determinar si se están siguiendo los procedimientos de adquisición. La lista de verificación debe diseñarse con la colaboración de los empleados y la gerencia. Al participar en el desarrollo de la lista de verificación, el empleado está esencialmente capacitado y tiene mayor conocimiento del proceso. Una buena lista de verificación de cumplimiento refuerza los procedimientos existentes y traduce los objetivos de imparcialidad, apertura y competencia.
Realice una evaluación de riesgos para identificar o identificar posibles inquietudes, debilidades o áreas de alto riesgo. Al identificar los indicadores o las "banderas rojas", la organización puede garantizar que se implementen controles internos adecuados para prevenir irregularidades. Al identificar los riesgos, se pueden reducir los conflictos de intereses y la incidencia del fraude y la corrupción.
Rastrear adquisiciones específicas a través de todo el proceso de adquisición. Considere si la contratación pública ofrecía una competencia abierta y si era transparente y no discriminaba a ciertos proveedores. Determine si el método de adquisición utilizado fue apropiado para el bien o servicio que se está adquiriendo y asegúrese de que esté adecuadamente documentado.
