La adquisición del proyecto es la compra o venta de productos o servicios para realizar diversos trabajos tal como se definen en los documentos del proyecto. Hay varios pasos para garantizar que esto se haga correctamente. De acuerdo con las normas reconocidas a nivel mundial establecidas por el Project Management Institute (PMI) en el libro "Una guía para el cuerpo de conocimiento de la gestión de proyectos" (PMBOK), hay seis grupos de procesos relacionados directamente con la gestión de adquisiciones. Estos grupos de proceso incluyen todos los aspectos de un contrato, desde la recopilación de información hasta el cierre del contrato.
Contrataciones del plan
El proceso de adquisiciones del plan ocurre en la fase de planificación de un proyecto. En este proceso, el PM trabaja con el equipo para planificar lo que se comprará y / o adquirirá. Las herramientas y técnicas utilizadas son un análisis de compra o venta, el juicio de expertos y los tipos de contratos. El objetivo es llegar a ser lo más educado posible en todas las posibilidades. Una vez que se haya completado este proceso, el equipo de PM puede comenzar a reducir la información clave.
Plan de Contratación
La Contratación del plan se puede definir como el uso de la información de la fase de Adquisiciones del Plan para reducir la información e identificar a los posibles vendedores. Esto sucede en la fase de Ejecución de un proyecto. Las herramientas y técnicas utilizadas durante este proceso son las formas estándar y el juicio de expertos.
Solicitar respuestas del vendedor
Administrar adquisiciones ocurre en la fase de ejecución de un proyecto. El equipo de PM ha establecido una imagen clara de lo que se requerirá para hacer el proyecto. El equipo recopila y revisa las ofertas, ofertas y propuestas para tomar una decisión informada. Las herramientas y técnicas utilizadas durante este proceso incluyen conferencias de licitadores, publicidad y una lista de vendedores calificados.
Seleccionar vendedores
Una vez que el equipo decide, seleccionan a los vendedores y comienzan las negociaciones del contrato. Existen varias herramientas y técnicas para este proceso. Incluyen un sistema de pesaje, estimaciones independientes, un sistema de selección, negociaciones de contratos, un sistema de calificación de vendedores, el juicio de expertos y técnicas de evaluación de propuestas. Estas herramientas y técnicas ayudan al equipo a sopesar todos los factores y tomar una decisión informada.
Administracion de contratos
La administración del contrato sucede durante la fase de Monitoreo y Control del proyecto. Aquí es donde se realiza el trabajo. La función principal del PM es gestionar la relación entre el comprador y el vendedor y garantizar que se cumplan las obligaciones y los términos del contrato. Las herramientas y técnicas utilizadas durante este proceso son un sistema de control de cambios en los contratos, revisiones de desempeño realizadas por el comprador, inspecciones y auditorías, informes de desempeño, un sistema de pago, una administración de reclamos, un sistema de administración de registros y tecnología de la información.
Cierre del contrato
El proceso de Cierre del Contrato ocurre en la fase de Cierre del proyecto. Se ha realizado el trabajo y ahora el equipo cerrará los problemas pendientes y revisará el contrato para asegurarse de que se hayan cumplido todos los términos y de que se hayan completado los cambios solicitados durante el proyecto y reflejen las enmiendas al contrato. El PM utilizará dos herramientas y técnicas para este proceso, las auditorías de adquisiciones y un sistema de gestión de registros. Mantener un registro de las lecciones aprendidas ayudará a los proyectos futuros.
