Los empleados sin depósito directo reciben cheques en vivo, que pueden cobrar en el banco correspondiente. La impresión de cheques es un paso crucial en el procesamiento de la nómina. Es una de las últimas etapas, entre muchas etapas, del procesamiento de la nómina.
Determine si va a utilizar el software de nómina para la impresión de cheques. El software de contabilidad como Quickbooks le permite procesar su nómina e imprimir cheques a través del sistema. Deberá comprar el software y descargarlo en su computadora. La impresión manual de cheques se realiza en la máquina de escribir y es un método cada vez más raro de impresión de cheques, generalmente utilizado por compañías muy pequeñas.
Sepa qué información debe reflejarse en el cheque de pago. Por lo general, el nombre del empleado, la dirección, la fecha del cheque, el número del cheque, el pago bruto, el pago neto, el banco del empleador, la firma del empleador y la información del recibo de pago (por ejemplo, deducciones, montos hasta la fecha e información de impuestos) están en el cheque de pago.
Determine la información de nómina, como salarios y deducciones voluntarias e involuntarias, para cada empleado. Si está utilizando un sistema de nómina manual, calcule todos los salarios, impuestos y deducciones que se retendrán a mano para cada empleado. Vuelve a comprobar tu información.
Introduzca la información en el sistema; luego, imprima informes de preprocesamiento para verificar y equilibrar sus entradas. Si encuentra alguna discrepancia, corríjala antes de imprimir los cheques para evitar el desperdicio de papel y tinta.
Haga clic en el botón de impresión de cheques de la nómina actual para imprimir cheques una vez que haya determinado que todo es correcto. Si su nómina es manual, use una máquina de escribir con una función de borrado para imprimir los cheques.
Transmita el archivo de depósito directo y envíe los archivos de impuestos a la compañía de impuestos, si corresponde. Cierre la nómina. Si encuentra un error de cheque de pago a partir de entonces, tendrá que emitir una verificación manual si desea solucionar el problema de inmediato. Puede anular el cheque erróneo durante el próximo período de nómina, o incluso después, siempre que se deduzca de las ganancias del año hasta la fecha del empleado.
Consejos
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Trate de usar una impresora láser para asegurar una impresión de cheques sin problemas. Si no tiene un software de nómina y prefiere no utilizar el método manual de impresión de cheques de nómina, use un software en línea como Microsoft Office Online para la impresión de cheques. Para imprimir simplemente un talón de cheque de pago en línea, use un servicio gratuito como paycheckcity.com.
Advertencia
Compruebe que el software de nómina que está utilizando imprimirá todos los datos de nómina necesarios en el cheque de pago antes de realizar una verificación completa. No procese una nómina completa con un nuevo sistema de nómina sin probarlo primero. Haga una nómina simulada en un empleado y genere un cheque para ella. Imprima ese cheque para asegurarse de que se refleje toda la información de nómina necesaria.
