Ninguna ley federal requiere que los empleadores del sector privado permitan a los empleados actuales o anteriores el acceso a sus archivos personales. Por lo general, los archivos de personal de los empleados del sector privado se consideran propiedad del empleador, y algunas compañías usan esa justificación para limitar el acceso a los archivos de los empleados. Los empleados federales y estatales (trabajadores del sector público) pueden acceder a sus registros de personal oficial.
Archivos de personal
Los archivos de empleo, a veces conocidos como el archivo de personal de un empleado, contienen documentos como la solicitud inicial de empleo, información de contacto de emergencia, formularios de elegibilidad de empleo, evaluaciones de desempeño, registros de asistencia y disciplina y notas del supervisor y gerente sobre desempeño, capacitación y acciones de empleo. Ejemplos de acciones de empleo son promociones y despidos. En algunos casos, el departamento de recursos humanos mantiene un archivo de empleo oficial y el supervisor o gerente del empleado mantiene un archivo departamental. Aunque ambos archivos deben contener información pertinente, los contenidos pueden diferir ligeramente. Por ejemplo, un archivo del departamento no puede contener copias de todos los documentos y la documentación que un empleado completa en su primer día en el trabajo, como el reconocimiento de políticas y los formularios W-2.
Razón para el acceso
Los empleados actuales piden que revisen sus archivos para asegurarse de que el departamento de recursos humanos mantenga registros precisos sobre su empleo. Si la compañía realiza evaluaciones anuales de desempeño, las copias de los formularios de evaluación de cada año en que el empleado ha estado empleado deben estar en el archivo de personal. Del mismo modo, los registros de asistencia deben reflejar con precisión las ausencias de los empleados, ya sea por enfermedad, vacaciones o permisos de ausencia. Los ex empleados a menudo solicitan archivos para obtener copias de los documentos que pueden usar en su búsqueda de empleo futuro. Por ejemplo, si el archivo de un empleado anterior contiene registros relacionados con el desempeño y los logros, esta información puede ser útil para reconstruir un currículum vitae o preparar una lista de tareas laborales para compartir durante las entrevistas con posibles empleadores. Los ex empleados también pueden solicitar copias de su archivo de empleo para utilizar en la presentación de una queja contra un empleador.
Política del empleador
Muchos empleadores tienen políticas en el lugar de trabajo relacionadas con la divulgación de registros de empleados. Las políticas en el lugar de trabajo varían de acuerdo con los tipos de registros disponibles para la inspección y copia de los empleados, y algunas compañías designan las horas no laborables como el único momento durante el cual los empleados pueden revisar los registros de personal. Los empleadores que tienen políticas sobre este tema generalmente dedican una sección dentro del manual del empleado sobre cómo acceder a los registros. Una política bien escrita describe los pasos necesarios para revisar los registros, a qué tipos de registros tienen acceso los empleados, cuándo pueden ver sus registros y los cargos por fotocopiar documentos contenidos en el archivo de personal de un empleado.
Obligación del empleador
Según la ley federal, los empleadores del sector privado no tienen que proporcionar copias de los archivos de empleo a los empleados actuales o anteriores. La decisión de liberar archivos se basa en la política de la compañía y, en algunos casos, la ley estatal que rige el acceso a los archivos de personal. Sin embargo, muchos empleadores ven el beneficio de cumplir con las solicitudes de los empleados. Negar el acceso a los archivos de empleo solo puede generar preguntas que el empleador no quiera responder. Si los empleadores mantienen archivos de personal que contienen información precisa que se ha entregado previamente a los empleados, no debe haber dudas sobre si la información se puede divulgar después de que el empleado abandone la empresa. De buena fe, muchos empleadores proporcionan a los empleados acceso a los archivos de personal. Esta práctica demuestra transparencia sobre las políticas y registros de empleo.
Las leyes para el acceso de empleados federales a los registros de empleo son parte de la Ley Federal de Privacidad de 1974; La Oficina de Administración de Personal de EE. UU. es la agencia generalmente responsable de los registros de personal de empleados federales. Los estados individuales manejan las solicitudes de los empleados para acceder a los registros de personal.
Leyes estatales
Algunos estados tienen leyes que permiten que los empleados accedan a los archivos de personal. Otros estados no dicen si los empleados actuales y anteriores pueden revisar o fotocopiar los materiales del personal. En la mayoría de los casos, los empleados, actuales o anteriores, que han participado en investigaciones en el lugar de trabajo no pueden ver los registros relacionados con las investigaciones. Estos registros no deben mantenerse en el archivo de empleo de todos modos. Deben permanecer bajo la custodia del departamento de recursos humanos y solo el personal de recursos humanos responsable de la investigación debe tener acceso a los materiales de investigación.
Acceso limitado
Los estados que tienen leyes sobre el acceso de los empleados a los archivos de personal pueden requerir que los empleados presenten una solicitud por escrito, y algunas leyes permiten que los empleadores limiten el acceso a ciertos materiales. La ley de California, por ejemplo, requiere que los empleadores permitan el acceso de sus empleados actuales y anteriores a sus archivos dentro de los 21 días de haber recibido una solicitud de empleado. Los empleadores que no cumplan con las leyes del estado de California en este asunto están sujetos a sanciones, multas y juicios de juicios civiles por negarse el acceso a los archivos de los empleados. Missouri, por otro lado, no tiene una ley estatal que ordene el acceso al archivo de personal de un empleado.
