Los procedimientos operativos estandarizados ayudan a garantizar que sus clientes reciban sus pedidos en el período esperado sin roturas ni daños. Los remitentes deben cumplir con las normas de envío estatales, federales e internacionales que se aplican al país por el que viajará el paquete.El personal del departamento de envíos garantiza la eliminación de los productos del inventario y el mantenimiento de relaciones positivas con cada una de las empresas de logística que recogen y entregan productos a sus clientes.
Control de inventario
El control efectivo del inventario es un elemento clave en la rentabilidad de su empresa. El producto ingresa a su sistema de control de inventario cuando su departamento de recepción registra los envíos en el sistema de su compañía. Aunque su sistema puede registrar un pedido en el momento de la venta, no debe retirar el producto del inventario hasta que el departamento de envío lo empaque. El control de inventario adecuado en la fecha de envío es el último punto de defensa de su empresa contra el robo de empleados. Si elimina productos del inventario demasiado pronto en el proceso de ventas, se abre la puerta para que los productos desaparezcan antes de que se programen para el envío a los clientes.
Empaquetado del producto
El manejo correcto del paquete incluye el embalaje seguro en la caja adecuada, el etiquetado correcto y el envío con la compañía de logística que utiliza la empresa, o si está permitido, la elección del cliente. Los envíos que contienen muestras científicas o médicas requieren un manejo especial para garantizar que el material permanezca a la temperatura requerida. El envío de materiales peligrosos requiere el uso de remitentes autorizados, como UPS, FedEx u otras empresas autorizadas para manejar dichos productos. El transporte terrestre de materiales peligrosos debe cumplir con las regulaciones del Departamento de Transporte, y el transporte aéreo y acuático de materiales peligrosos debe cumplir con las regulaciones de otras agencias gubernamentales. El requisito clave es que los materiales peligrosos no supongan una amenaza para la salud o la explosión para el público.
Costos de envío
Los diferentes modos de envío incluyen Free on Board Origin y FOB Destination. Origen FOB significa que el comprador tiene derecho a los bienes en el momento del envío y asume los riesgos asociados con el envío del producto. Destino FOB significa que el vendedor tiene derecho a la mercancía hasta que se entrega al cliente y es responsable de los riesgos asociados con el envío. Otras variaciones de envío conocidas incluyen cobrar y prepago. Recoger el envío significa que la empresa de logística cobra las tarifas de envío del comprador. Prepago y agregar significa que el vendedor paga el envío, pero espera el reembolso del comprador, y prepago y permite que los gastos de envío se incluyeron en el contrato de venta.
Relaciones con los clientes
Las relaciones con los clientes son una parte importante de su departamento de envíos. Sus clientes pueden llamar para verificar las fechas de envío o para obtener información sobre cómo rastrear su envío. Los vendedores están interesados en saber cuándo los clientes firmaron para un envío y si el artículo llegó en buenas condiciones. Una de las preocupaciones más desafiantes para el servicio al cliente de su departamento de envíos son los productos dañados durante el transporte. Dependiendo del modo de envío, el departamento de envíos puede involucrarse en resolver la disputa entre compradores y vendedores por productos dañados.
