Mover una oficina completa requiere mucha gente, plazos ajustados y requisitos muy específicos. El uso de herramientas de gestión de proyectos, como la carta del proyecto, puede equilibrar las expectativas de las partes interesadas de su proyecto y las capacidades de su equipo de proyecto: al definir su alcance de manera temprana, puede mantener la integridad de su proyecto y establecer objetivos razonables y alcanzables. Si bien la mayoría de las plantillas de charter están diseñadas para proyectos de construcción o software, solo se necesitan algunos ajustes para que funcionen en su reubicación.
Explique su caso de negocio. Incluya las razones de la mudanza, por ejemplo: restricciones regulatorias, financieras o de expansión. Nombre el patrocinador del proyecto y el gerente del proyecto. Adicionalmente, introducir el documento y su estructura.
Definir el alcance del proyecto. Esta es la sección más importante en su carta: sea muy específico. Indique si su equipo es responsable de asignar nuevos espacios de oficina para personas, volver a conectar la red de comunicaciones, establecer planes de administración de instalaciones o simplemente mover muebles.
Lista de partes interesadas, miembros del equipo y responsabilidades. A las partes interesadas les importa si el proyecto es un éxito o no, pero puede o no estar realizando tareas del proyecto. Incluya miembros del equipo interno y externo, como cualquier empresa de mudanzas o personal de servicios públicos, que serán necesarios para finalizar la mudanza. Establezca qué equipos son responsables de cada componente listado en la sección de alcance.
Cree una línea de tiempo de alto nivel para los entregables de su proyecto. El cronograma de su proyecto definirá fechas específicas, pero use este espacio para dar a los interesados una idea general de qué esperar. Estarán firmando sus estimaciones, así que sea lo más realista posible.
Resumir los riesgos y dependencias del proyecto. Un proyecto grande tendrá un documento de administración de riesgos por separado, sin embargo, debe resaltar cualquier factor conocido que pueda retrasar o descarrilar la mudanza. Estos problemas pueden incluir inspecciones fallidas, daños a los activos en ruta o, por ejemplo, a técnicos de red tardíos.
Obtenga la firma en su proyecto. Su carta debe concluir con una lista de los documentos adicionales que se crearán como parte de la planificación de su proyecto. Deje espacio para que todas las partes interesadas definidas en el Paso 3 firmen formalmente su proyecto.
Consejos
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Reutilice la sección tradicional de "pruebas" en un plan de proyecto de software para realizar una prueba de control de calidad en el nuevo espacio, por ejemplo: ¿funciona el sistema de seguridad, todas las extensiones de teléfono se enrutan correctamente, entre otros factores? Tenga en cuenta a los miembros externos del equipo cuando cree dependencias de proyectos. Por ejemplo, los escritorios no se pueden mover hasta que se instale la nueva alfombra.
