Hay una serie de características para la redacción de informes de negocios eficaces. Por ejemplo, los gerentes deben resumir sus informes con anticipación para que incluyan toda la información necesaria. Además, los gerentes deben explicar términos especiales o palabras que están fuera de la base de conocimientos del lector típico. Sin embargo, cinco características clave tienden a subrayar los informes comerciales más efectivos.
Lo completo
Los informes deben estar completos en lo que están tratando de transmitir. La mejor manera de garantizar la redacción del informe completo es asegurarse de cubrir todos sus objetivos. Por ejemplo, los objetivos de un informe de investigación de mercado pueden ser determinar los niveles de satisfacción del cliente con productos, precios y servicio al cliente. Además, su objetivo puede incluir descubrir por qué algunos clientes han dejado de comprar sus productos o servicios. La estructura de un informe de negocios típico incluye una introducción, cuerpo y conclusión. También debe incluir un resumen ejecutivo para gerentes o colegas que solo tienen tiempo para analizar los resultados de su informe. Use viñetas en su resumen ejecutivo y resalte solo los puntos o hallazgos más significativos.
Exactitud
Sus informes siempre deben ser precisos al declarar hechos o cifras. Por ejemplo, los gerentes de mercadeo pueden querer intercalar información financiera en sus informes. El gerente de finanzas puede proporcionarle al gerente de investigación de mercado cifras de ventas y ganancias trimestrales para dos años diferentes. Depende del gerente de investigación de mercados informar las ventas y los beneficios de manera precisa al incluirlos en un informe. Del mismo modo, deberá realizar una copia de seguridad de algunas de sus declaraciones con referencias. Por lo tanto, debe asegurarse de que comprende completamente las declaraciones de otro autor antes de hacer referencias a ellas.
Usando Lenguaje Simple
El mensaje en su informe debe ser simple, de acuerdo con el sitio web Entrepreneur. Debe escribir sus informes como si se estuviera dirigiendo a alguien con una educación secundaria superior. Use palabras y explicaciones simples para ideas abstractas o temas. Un gerente también debe evitar el uso de términos técnicos al dirigirse a miembros de la audiencia fuera de su campo. Por ejemplo, las profesiones de investigación de mercado deben usar palabras como "opción múltiple" y "completar el espacio en blanco" en lugar de los términos de investigación de mercado "de composición abierta" y "de puerta cerrada", respectivamente. Además, mantenga las oraciones cortas y al punto.
Corregir la ortografía, puntuación y tiempo verbal.
Simplemente no hay excusa para repartir informes con errores ortográficos o gramaticales. Siempre ejecute sus informes a través del corrector ortográfico en su computadora. Haga que otra persona revise su informe para detectar posibles errores gramaticales o el uso de los tiempos verbales incorrectos. Asegúrese de incluir comas, puntos, signos de interrogación y signos de exclamación en los lugares adecuados de todos los informes.
Usa una voz activa
La voz activa le permite escribir con autoridad en sus informes, a diferencia de la voz pasiva. Use palabras o frases como ejecutado, administrado y examinado en lugar de sus contrapartes pasivas: ejecución, administración y estudio. Use palabras que terminen en "ed", ya que representan una voz más activa.
