Las empresas generalmente requieren papeleo para cualquier cosa que no sea la compra más pequeña de la compañía. Una orden de compra combinada reduce el papeleo. En lugar de, digamos, tres docenas de pedidos de compra para papel de impresora durante el próximo año, la compañía utiliza un acuerdo de compra general para ordenar el valor en papel de un año. Esto ahorra dinero y tiempo, pero no funciona con cada compra.
Consejos
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Las empresas utilizan órdenes de compra generales cuando necesitan un suministro constante de un producto estandarizado. Con una sola cobija, una empresa puede comprar suministros por un año a la vez. El vendedor entrega a lo largo del año cuando la empresa lo solicite.
Comprar con una manta PO
Una orden de compra global tiene algunas de las ventajas de comprar a granel. Como solo hay una orden de compra, evita que el personal tenga que escribir varias órdenes de compra para lo mismo una y otra vez. Al reemplazar varias compras pequeñas con una sola compra grande, la compañía puede calificar para descuentos por volumen, pero a diferencia de una compra a granel, la compañía no tiene que recibir y almacenar la cantidad completa. En cambio, los compradores simplemente llaman al proveedor cuando necesitan reabastecerse.
Una cobija PO es una versión más flexible de una orden permanente. Las empresas utilizan pedidos permanentes cuando necesitan entregas regulares de cantidades específicas. Por ejemplo, un fabricante que usa 50 galones de ácido cada semana puede establecer un pedido permanente: cada lunes por la mañana, el vendedor de ácido entrega el suministro de ácido de esa semana. Si la compañía necesita la misma cantidad, pero en un horario más variable, probablemente usaría una orden general. De esa manera el vendedor no entrega el ácido hasta que la compañía lo solicite.
Tanto las órdenes de manta como las órdenes permanentes permiten a una empresa ahorrar tiempo y, a menudo, dinero. No es necesario negociar los precios con cada envío o buscar un nuevo proveedor porque la orden de compra bloquea todo eso.
Usando los PO de manta
Una orden de compra general es una buena opción si su empresa realiza muchas compras repetitivas o proporciona un producto o servicio estandarizado. Si puede obtener un descuento por cantidad al comprar una manta, es una oferta aún mejor.
Una orden de compra general es una mala elección si no tiene un precio firme para la compra o si el precio está sujeto a cambios sin previo aviso. Es arriesgado si no está seguro de que el producto o servicio sea lo suficientemente bueno para satisfacer sus necesidades. En esas situaciones, a menudo es más seguro quedarse con varias órdenes de compra hasta que encuentre un proveedor confiable.
La orden de compra global debe establecer los precios, cantidades, términos y condiciones de facturación. Debe detallar cuánto dura el acuerdo e incluir una cláusula de cancelación. Incluso después de implementar el acuerdo, supervise sus compras. Si su empresa termina solicitando más de lo que cubre el acuerdo, no obtendrá el precio garantizado de los productos adicionales.
