¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra es una forma para que las empresas y las empresas ordenen bienes y servicios. Algunas veces se hace referencia a una orden de compra como una solicitud de compra, o simplemente un P.O. La orden de compra es un documento escrito entre el comprador y el vendedor que detalla los artículos, servicios y otra información necesaria sobre los bienes y servicios que el comprador tiene la intención de comprar al vendedor.
¿Quién emite una orden de compra?
Las órdenes de compra son iniciadas por el comprador y, por lo general, se presentan en formularios preimpresos y con numeración única. Dependiendo del tamaño de la empresa, una persona puede ser responsable de iniciar pedidos de compra, como un agente de compras. O varias personas dentro de un departamento de compras pueden compartir la tarea de ordenar bienes y servicios.
¿Qué información hay en una orden de compra?
La información proporcionada en una orden de compra puede diferir entre compañías, dependiendo del tipo de bienes o servicios requeridos. Sin embargo, la mayoría de las órdenes de compra contienen detalles de los productos y / o servicios que se solicitan. Esta información puede ser tan detallada como lo desee el comprador. El elemento más importante con respecto a una orden de compra, es el número único de la orden de compra. Este número se utilizará para rastrear compras, pedidos pendientes, envíos recibidos y cuentas por pagar. Algunos de los otros detalles incluidos en una orden de compra son: la descripción de piezas o mano de obra, números de pieza, cantidad comprada, costo unitario, costo total, condiciones de pago, métodos de entrega, fechas de entrega, condiciones de envío, envío a direcciones, descuentos ofrecidos y puede incluir información de contacto en caso de que surja una pregunta sobre el pedido.
¿Qué sucede cuando se recibe una orden de compra?
La tecnología actual permite que los pedidos de compra se envíen a través del servicio postal, correo electrónico, fax y teléfono. Una vez que un distribuidor de bienes o servicios recibe una orden de compra, se toman los pasos necesarios para completar la orden. Cuando se envía la orden, generalmente se incluye un formulario de embalaje con el envío, que hace referencia a la orden de compra para que cuando se reciban las mercancías, la orden se pueda marcar como completa. Después de que el pedido se haya completado y enviado (o realizado, si se trata de mano de obra), el vendedor enviará una factura para solicitar el pago al comprador. La factura también hará referencia al número de orden de compra. Al recibir la factura, las cuentas por pagar pueden verificar y hacer una referencia cruzada de la factura a la orden de compra. El paso final es el pago de la factura por parte del comprador por los bienes y servicios recibidos.
