La teleconferencia le permite tener una reunión, incluso si uno o varios de sus participantes están demasiado lejos para hacer una reunión en persona sin muchos inconvenientes. Algunas opciones de teleconferencia incluyen una forma de compartir video a través de Internet o compartir su escritorio con todos los participantes. Puede hacer teleconferencias con VOIP (voz sobre IP) o en líneas telefónicas estándar. Podrás comunicarte con todos los miembros con una expresión completa, por lo que podrás transmitir con precisión tus palabras y su significado.
Crear una cuenta con un proveedor de servicios de teleconferencia. Las compañías telefónicas como AT&T tienen servicios de teleconferencia, pero también hay una gran cantidad de nuevas compañías en Internet que brindan el servicio, como GoToMeeting y Webex (ver Recursos). La mayoría de estas compañías integran por completo el uso compartido de voz y web u ofrecen conferencias de voz estándar como complemento del servicio de video o escritorio compartido. Algunas compañías incluso proporcionan teleconferencias de forma gratuita, como FreeConference.com (ver Recursos).
Configurar la conferencia. Generalmente, todo lo que tiene que hacer una vez que tenga una cuenta es ir al sitio web e iniciar sesión con su ID de usuario y contraseña. Una vez que haya iniciado sesión, solo tiene que seleccionar la fecha, la hora y la duración de su llamada. El proveedor de servicios le dará una lista de opciones para toda la información y, por lo general, tendrá características adicionales para seleccionar, como compartir el escritorio o realizar videoconferencias.
Hazle saber a tus asistentes a la conferencia. Por lo general, el servicio le proporcionará toda la información que necesita compartir, como el número de teléfono para llamar, el PIN y otras instrucciones generales. Incluso puede haber un recordatorio de correo electrónico incorporado para que todos los que asistan a la conferencia sepan cómo conectarse.
Haz la llamada. Todas las personas que llaman marcarán el mismo número si está haciendo la voz a través de una línea telefónica normal. Si está utilizando Internet, se le proporcionará una dirección web para ingresar y compartir su escritorio o video o voz a través de Internet, si así lo hace su servicio. Cuando ingrese el número de teléfono, habrá un número de conferencia y / o PIN que cada persona debe ingresar para dirigirlos a su conferencia. Sin embargo, la videoconferencia requiere algún tipo de cámara conectada a su computadora. Casi cualquier webcam funcionará.
