El libro mayor general es donde se reúnen todos los registros y la información del sistema contable de una empresa, y donde se publican todas las transacciones. También es de donde se extrae la información del estado financiero (balance, estado de ingresos y estado de flujos de efectivo). El libro mayor general debe mantenerse en equilibrio y actualizado para que los registros contables estén completos y sean precisos.
Determine si el libro mayor está en equilibrio. Periódicamente, generalmente mensualmente, los libros de una compañía serán equilibrados y cerrados. Esto significa que todas las entradas de ajuste necesarias se realizan para equilibrar el libro mayor. Los estados financieros se extraen del libro mayor. Las entradas de cierre se realizan para establecer los saldos iniciales para el próximo período, es decir, actualizar el libro mayor. Las entradas de cierre no deben realizarse hasta que el libro mayor esté en equilibrio para el período actual. Si los saldos iniciales son incorrectos para los períodos subsiguientes, seguirán siéndolo durante todos los períodos subsiguientes hasta que se realicen los ajustes correctos.
Ejecute un informe de balance de prueba que muestre los saldos iniciales y los saldos finales. Si los totales del saldo inicial no son iguales a cero, ejecute nuevamente el informe de balance de prueba.El período en el que los saldos iniciales son iguales a cero es donde primero se produce el problema de desbalance.
Utilizando el intervalo de fechas en cuestión, imprima el informe de fuente de detalles del libro mayor general para todas las revistas y lotes.
Revise el informe de fuente de detalles del libro mayor e identifique las entradas que no sean de doble cara. Cuando encuentre una entrada que no sea de doble cara, deberá consultar la copia impresa original del registro para identificar qué parte de la entrada falta.
Se necesitará una entrada de un solo lado para ingresar la parte faltante de la entrada. Para hacer una entrada de un solo lado, probablemente necesitará derechos de supervisión del sistema.
Para hacer la entrada de ajuste en el diario general, ingrese el diario original, el número de lote y la fecha de contabilización del registro. En los campos de entrada de datos, ingrese solo las cuentas y los datos que faltan. Una vez que estas entradas estén completas, imprima el diario general y actualice.
Confirme que ya no está fuera de balance. Compare los saldos finales para el informe de prueba para ese período.
Repita todo el proceso para cada período subsiguiente hasta que alcance el período actual y ya no esté fuera de balance. En el futuro, solo debe trabajar con el período actual, ya que corrigió todos los períodos anteriores y no cerrará los libros sin equilibrar primero el libro mayor.
Debe tenerse en cuenta que el libro mayor puede equilibrarse y seguir siendo incorrecto, esto sucede cuando los débitos son iguales a los créditos pero las contabilizaciones se han realizado en las cuentas incorrectas.
