Un libro mayor general es un archivo o libro en el que una empresa registra todas sus transacciones financieras. Al comienzo de cada año fiscal, se inicia un nuevo libro mayor con un saldo inicial. Durante ese año, el contable o el contable ingresará cada transacción, separados en cuentas asignadas. Esto se hace normalmente utilizando códigos de cuenta asignados por la empresa. Un libro de contabilidad general no solo ayuda al negocio donde el dinero se ha ido, sino que también ayuda a pronosticar lo que se necesitará en el próximo año fiscal.
En la primera celda de la hoja de cálculo, o en el espacio superior izquierdo en el libro mayor de copias impresas, ingrese "Código G / L". Aquí es donde se ingresarán los códigos de cuenta del libro mayor. Cada código de cuenta se asigna a un departamento o categoría en particular, como suministros de oficina, franqueo o servicios legales.
En la segunda celda de la hoja de cálculo, o el segundo espacio en la primera fila del libro mayor, ingrese "Fecha de factura". En esta columna, la persona responsable ingresará la fecha en que ocurrió el crédito o débito. Introduzca "Número de factura" en la siguiente celda.
En las siguientes tres celdas o espacios, ingrese "Solicitado por", "Cantidad de cheque" y "Pagado a". La persona responsable de mantener el libro mayor general ingresará quién solicitó un cheque, para cuánto y para quién fue hecho. En la siguiente celda o espacio, ingrese "Propósito" para permitir una descripción detallada de los gastos.
En la celda final o el espacio del libro mayor en la primera fila, ingrese "Balance". Ingrese el saldo inicial para el año fiscal en la primera celda de esta columna debajo del encabezado.
Ingrese una fórmula para insertar automáticamente el saldo restante en la columna "Balance", si usa un programa de hoja de cálculo como Microsoft Excel. La sintaxis de esta fórmula sería "= Último saldo: Cantidad de cheque". Si utiliza un libro mayor de copias impresas, el saldo deberá calcularse manualmente.
Consejos
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Si la empresa utiliza varias subcuentas bajo un código de mayor, como los códigos para suministros de oficina cargados a departamentos específicos, use diferentes pestañas de la hoja de cálculo o páginas de contabilidad para cada departamento utilizando el saldo del presupuesto de cada departamento.
