Los documentos de requisitos comerciales explican lo que debe hacer una empresa para resolver problemas existentes y / o adquirir nuevas capacidades. Sin embargo, estos documentos no describen cómo implementar la solución; eso es un paso posterior. Los analistas de negocios preparan documentos de requisitos después de realizar una investigación exhaustiva sobre la empresa y su industria. La investigación debe incluir una amplia comunicación con las partes interesadas relevantes para el alcance del documento.
Objetivos de negocio
Si bien la descripción general de los objetivos comerciales de una empresa es "ganar dinero", de hecho, los objetivos suelen ser más complejos y calificados. Un buen lugar para comenzar a documentar los objetivos comerciales es examinar la declaración de la misión corporativa, que debe explicar los valores fundamentales de la empresa, los mercados en los que desea competir, su filosofía de gestión y lo que quiere lograr más allá de ganar dinero. Por ejemplo, una declaración de misión podría indicar que una empresa desea crear soluciones innovadoras que tengan un valor social sustancial.
Ámbito de identificación
Es esencial identificar el alcance del documento de requisitos para que aborde un espacio de problema particular. El patrocinio de documentos es frecuentemente organizativo, lo que limita el alcance del proyecto. Por ejemplo, el departamento de envíos podría comisionar un documento de requisitos comerciales debido a un número creciente de quejas de clientes sobre envíos tardíos.
Hechos en conflicto con las metas
La siguiente tarea del analista es documentar hechos que contradicen los objetivos comerciales. Por ejemplo, suponga que un objetivo comercial es ser un líder en un segmento de mercado particular de una industria. En caso de que la empresa pierda participación de mercado frente a los competidores en el segmento, el analista documentará los hechos, describirá la magnitud de la pérdida de mercado, ofrecerá las posibles razones del fenómeno e identificará uno o más objetivos comerciales que no se están cumpliendo. Para completar esta sección, el analista debe compilar un conjunto completo de conflictos de objetivos / hechos, lógicamente organizados en diferentes categorías dentro del alcance del problema.
Procedimientos actuales
La siguiente parte del documento de requisitos debe detallar algunos aspectos de las operaciones y políticas actuales. Es fácil ir por la borda, por lo que un analista experimentado se concentra en actividades que contribuyen al alcance del problema. Por ejemplo, un analista podría describir cómo una empresa maneja los datos y la mercancía desde el momento en que se recibe un pedido hasta la fecha de envío. La descripción debe señalar cualquier ineficiencia que contribuya a los retrasos. Los analistas utilizan diversas herramientas gráficas para ayudar a mostrar cómo fluyen los datos, el material y los costos a través de la organización. El analista también debe reconocer cualquier restricción que influya en las operaciones actuales y futuras.
Organizar para la acción
La sección final del documento de requisitos empresariales muestra un conjunto de objetivos que describen lo que se debe cumplir para eliminar los conflictos entre los objetivos y la realidad. En esta etapa, el analista debe resistir la tentación de aconsejar en detalle cómo solucionar los problemas. Por ejemplo, el analista podría enumerar "reducir el tiempo para aprobar pedidos en un 20 por ciento" como un requisito comercial, pero no "instalar un nuevo sistema de pedidos". El analista debe compilar una lista y diagramas de los departamentos y procedimientos que afectarán los requisitos comerciales. El documento también debe incluir un cronograma y presupuesto para especificar soluciones detalladas. Más adelante, el documento de diseño del proyecto ofrecerá una forma de satisfacer los requisitos. Antes de que esto ocurra, el patrocinador del proyecto y otras partes interesadas deben aprobar o modificar los requisitos comerciales.
