El presupuesto constituye la línea de base para el desempeño futuro de una empresa. Los gerentes crean el presupuesto anticipando las condiciones financieras y las expectativas del mercado para períodos futuros. Estos gerentes calculan los ingresos y gastos para el período presupuestado. Cuando llega el período reflejado en el presupuesto, los gerentes comparan los gastos reales con los números del presupuesto y evalúan el desempeño del departamento.
Crear presupuesto
La creación de un presupuesto de la empresa implica cada departamento dentro de la organización. El departamento de ventas anticipa las condiciones del mercado y estima los ingresos futuros para crear un presupuesto de ventas. El departamento de producción utiliza esta información para crear un presupuesto de producción que anticipa los costos de material, mano de obra y gastos generales. Los gerentes administrativos y de ventas anticipan sus gastos para el próximo año. Un gerente de presupuesto coordina la comunicación entre cada departamento y compila cada sección en un presupuesto maestro y crea informes financieros presupuestados.
Medir los resultados reales
El departamento de contabilidad registra las transacciones mensuales en el libro mayor. El contador crea estados financieros regulares para comunicar los resultados financieros de la empresa. El contador también crea informes financieros que comunican la actividad de ventas y los gastos del departamento para departamentos individuales. El contador distribuye los informes del departamento a los gerentes de departamento apropiados y el conjunto completo al gerente de presupuesto.
Calcular la variación del presupuesto
El gestor de presupuestos compara los gastos de ventas reales con las ventas y gastos presupuestados. La diferencia entre los montos reales y presupuestados es igual a la variación del presupuesto. El administrador de presupuesto combina los números reales, los números de presupuesto y los números de variación de presupuesto en un informe para cada departamento. El gerente de presupuesto distribuye este informe a los gerentes de departamento y sus superiores.
Evaluar el rendimiento
Las variaciones presupuestarias se utilizan para evaluar el desempeño de los gerentes de departamento individuales. Cuanto mayor es la varianza, más preguntas hacen los superiores con respecto a los montos. Los gerentes de departamento deben explicar la razón de la variación del presupuesto. Si el gerente de presupuesto tiene una explicación razonable o la situación estaba fuera de su control, su desempeño no se ve afectado negativamente. Si existe una variación en el presupuesto debido a una mala gestión por parte del gerente del departamento, la evaluación del gerente será negativa.
