Cuando un proyecto de construcción se presenta para ofertar, su propietario está buscando un contratista responsable y calificado para hacer el trabajo a un costo razonable. El proceso de licitación garantiza que los posibles licitadores trabajen con la misma información, lo que permite comparar no solo los precios, sino también la minuciosidad de la oferta.
Las posibilidades de un resultado exitoso del proyecto aumentan considerablemente cuando el propietario prepara información objetiva y completa para los oferentes. Esta información se denomina paquete de licitación o documentos de licitación. Estos documentos incluyen los planes del proyecto, las especificaciones, las listas de cantidades, la información de la programación y los datos de cualquier equipo o producto específico que se utilizará. También se incluye información relevante sobre las condiciones del sitio. Una copia del contrato que se firmará a menudo forma parte del paquete para que las empresas oferentes también tengan tiempo para revisarlo. Los documentos de la oferta, tomados en conjunto, generalmente se convierten en parte del contrato del adjudicatario. Las cantidades de las ofertas y los precios unitarios controlan cuánto dinero se debe en los pagos en curso durante la vida del proyecto.
Las ofertas públicas, o aquellas con una agencia o propietario gubernamental, siguen reglas diferentes a las ofertas privadas. Deben ser anunciados por adelantado, y permiten que cualquier contratista calificado realice una oferta si así lo desean. Los propietarios privados pueden optar por limitar el proceso a los contratistas que hayan seleccionado como ofertantes.
Cuando los oferentes reciben los paquetes de ofertas, afilan sus lápices o activan su software de estimación, y determinan los costos y la disponibilidad de los materiales, la mano de obra y el equipo que serán necesarios, el orden de trabajo y los requisitos de programación. Los problemas surgen en algún momento al considerar un proyecto. Un ejemplo sería encontrar que un componente importante tiene un largo plazo de entrega que entrará en conflicto con el calendario de construcción deseado por el propietario. Otro problema típico ocurre cuando las cantidades suministradas por el propietario no coinciden con las cantidades como el postor las ha estimado. Las preguntas se abordan mediante la solicitud de aclaraciones del propietario. Un propietario responsable responderá estas preguntas y compartirá información nueva o actualizada con todos los oferentes.
Las visitas al sitio a menudo se organizan para que los contratistas tengan la oportunidad de identificar posibles problemas que pueden ser costosos, como problemas de acceso o conflictos con las estructuras o mejoras existentes.
Cuando llega la fecha de la oferta, las agencias gubernamentales pueden o no abrir ofertas públicamente. Algunas agencias exigen que la oferta se adjudique al oferente con la respuesta más baja. Esto a veces es problemático ya que el postor puede haber cometido un error o haber calculado mal el verdadero costo del proyecto, lo que puede provocar recortes o trabajos deficientes durante la construcción. Los propietarios privados no suelen tener ofertas públicas de ofertas. Tienen una gran discreción para utilizar criterios distintos del precio para seleccionar un contratista. Un contratista puede tener un precio más alto, pero puede haber identificado eficiencias de programación para poner el proyecto en línea más rápido, por ejemplo.
Cualquiera que sea el proceso que se siga, público o privado, las ofertas se evalúan para ver si están completas. Un contratista que ha excluido parte del trabajo, por ejemplo, puede considerarse "no responde" y esa oferta puede ser rechazada. La información que se solicitó pero que no se suministró, tal vez con respecto a un seguro o una lista de proyectos anteriores, también puede ser motivo para rechazar una oferta. Los contratistas deben tener mucho cuidado de incluir todos los documentos solicitados.
Al final de un proceso de licitación bien administrado, las ofertas dan a los propietarios de proyectos criterios de manzanas a manzanas para seleccionar al mejor contratista para el trabajo.
