A medida que su pequeña empresa va en aumento, no solo se encontrará nadando a partes iguales de responsabilidad y satisfacción; También te encontrarás vadeando un montón de jerga. Entre las más divertidas, la jerga es el tipo que se relaciona con los gastos de negocios; ya sabe, términos como gastos de capital, activos apreciables, depreciación, deuda garantizada y financiamiento de deuda.
Cuando alguien que expresa una jerga comercial dice "desembolso de efectivo", el significado se reduce a una simple salida de efectivo. En la mayoría de los casos, si desea hacer su vida más fácil, incluso podría llamarlo un pago, pero la definición exacta se vuelve un poco más específica que eso.
¿Qué es exactamente el desembolso de efectivo?
Así que sabemos que el desembolso de efectivo es la salida de efectivo o el pago de dinero. Pero, ¿qué podría cubrir ese flujo?
Los desembolsos en efectivo a menudo se destinan a gastos operativos, bienes y servicios necesarios para el negocio y las cuentas que usted paga para llevar a cabo las actividades comerciales normales, pero también pueden pagar los intereses de los préstamos. Del mismo modo, pueden tomar la forma de un pago de dividendos o la distribución de beneficios a los accionistas. Esos son los trazos generales, pero en el día a día de una pequeña empresa, algunos de los tipos más comunes de desembolsos en efectivo son gastos menores en efectivo e incluso reembolsos a clientes hechos directamente desde la caja registradora.
Aunque suena como un oxímoron dado el término en sí, los desembolsos de efectivo no tienen que tomar la forma de efectivo en papel; Un desembolso de efectivo también se puede pagar en plástico, cheques o transferencias electrónicas de fondos.
El proceso de desembolso de efectivo
Por lo general, las empresas utilizan un sistema de cuentas por pagar (incluidos los distintos tipos de software de cuentas por pagar que suelen emplear las pequeñas empresas) para distribuir los desembolsos en efectivo. Del mismo modo, el sistema de nómina de su empresa puede realizar desembolsos en efectivo. Algunas empresas pueden subcontratar el proceso de desembolso de efectivo a su banco.
En el extremo opuesto del espectro, los desembolsos de efectivo pueden pagarse simplemente a través de caja chica de una mano a otra. Los empleados suelen utilizar los gastos menores para realizar pequeñas compras relacionadas con el negocio, como suministros de oficina menores, almuerzos con un cliente o un viaje de Lyft al sitio de trabajo. Estos son los tipos de compras menores que no requieren emitir un cheque o realizar una transferencia electrónica de fondos.
Protégete con procedimientos de control
Si bien los desembolsos de caja chica son tan sencillos como poner un poco de dinero en la mano de un empleado, requieren procedimientos de control, al igual que el desembolso de efectivo mediante cheque o transferencia bancaria. El término "procedimientos de control" puede sonar un poco intimidante, pero en este caso, solo significa que debe registrar los desembolsos de efectivo de su empresa concretamente, mantener registros a través de un diario de desembolso físico o un software de contabilidad digital (o ambos). Esto le da un rastro en papel y le ayuda a asegurar que los datos contables de su negocio lleguen a la temporada de impuestos, al mismo tiempo que lo ayudan a realizar un seguimiento de su presupuesto durante todo el año.
Para la caja chica, asegúrese de que los destinatarios reciban un recibo por cualquier compra comercial realizada y guarde esa factura en el archivo junto con un comprobante de caja chica que detalle el nombre del gastador y una descripción de la compra. En general, ya sea que se presente digitalmente o de manera análoga a la vieja escuela, cada desembolso en efectivo debe hacerse junto con un informe que incluya información como el tipo de gasto, la fecha, el monto, el beneficiario, la forma de pago y una nota que describa cualquier otra información relevante. detalles Si pagó un desembolso en efectivo como pago de dividendos, regístrelo en su diario o software como una reducción en el patrimonio corporativo. Del mismo modo, los reembolsos en efectivo realizados desde la caja registradora deben registrarse como una reducción de las ventas.
Es mejor mantener registros de desembolso de efectivo durante siete años para maximizar su protección en el caso de una auditoría fiscal. Claro, puede ocupar un poco de espacio de oficina (o espacio de disco duro o almacenamiento en la nube), pero vale la pena por su peso en paz.
