Los desembolsos en efectivo son la forma en que una organización, como una agencia comercial o gubernamental, gobierna su uso de los fondos. Los desembolsos se realizan a diferentes áreas de la empresa o diferentes cuentas configuradas para los beneficios de los empleados y otros usos. Las organizaciones desarrollan controles internos, o reglas y regulaciones de creación propia, para desembolsar dinero de esta manera. Dichos controles internos suelen ser necesarios para que la organización opere, pero tienen debilidades inherentes que los líderes de la organización deben tener en cuenta.
Controles inadecuados
Los controles internos son creados y decididos por el negocio, típicamente por una junta directiva de una corporación pero por líderes en todo tipo de organizaciones. Estas decisiones no siempre son apropiadas. Los controles pueden ser demasiado laxos en algunas áreas, causando problemas de seguridad, y demasiado estrictos en otras, lo que lleva a demoras de financiamiento inadecuadas que consumen mucho tiempo. Esta es una de las razones por las que las organizaciones pueden decidir auditar específicamente los controles internos para obtener una opinión externa.
Controles faltantes y circunstancias específicas
Si los controles internos no están regulados por una autoridad externa, también existe la posibilidad de que se omitan algunos de los controles necesarios. Por ejemplo, una organización puede tener controles detallados para los desembolsos de efectivo para proyectos comerciales normales, pero puede tener pérdidas cuando se trata de desembolsos para un nuevo programa de subvenciones simplemente porque no se han creado reglas para esa circunstancia. Tales puntos ciegos pueden conducir a problemas futuros con controles inadecuados.
Responsabilidad
La responsabilidad se refiere a la seguridad de los controles internos y su capacidad para resistir la mala conducta y el mal uso. Cuando se trata de grandes desembolsos de efectivo, la malversación y otros tipos de robo o fraude son posibilidades. Los controles internos que tienen sistemas de seguimiento defectuosos (como la ausencia de inicios de sesión en el sistema) u otros problemas tienen funciones deficientes de responsabilidad. Crean brechas que pueden hacer que una empresa pierda dinero a través de comportamientos inescrupulosos.
Problemas de adaptación continua
Los desembolsos de efectivo rara vez se realizan de la misma manera durante toda la vida de una organización. Los sistemas y procesos de aprobación cambian con la forma de la organización y con el desarrollo de nuevas tecnologías. Las medidas de seguridad pueden cambiar los canales a través de los cuales se mueve el efectivo. Nuevas regulaciones gubernamentales pueden agregar más pasos. Pero los controles internos pueden no cambiar tan rápidamente, dejando a una organización rezagada mientras trata de cumplir con los nuevos requisitos con estrategias obsoletas.
