El ciclo de desembolso de efectivo forma parte del proceso de contabilidad empresarial. Algunos recursos de contabilidad empresarial consideran que este ciclo es un proceso en sí mismo, mientras que otros lo califican como parte de un proceso contable más amplio. Comprender el ciclo de desembolso de efectivo implica examinar su propósito, los pasos del proceso y los diversos empleados involucrados en ese proceso. El director financiero (CFO) ayuda a establecer procedimientos de desembolso de efectivo en las corporaciones.
Desembolso de efectivo
El ciclo de desembolso de efectivo es el proceso mediante el cual una empresa compra artículos, desde piezas para un proceso de fabricación hasta bienes para venta comercial, con recursos en efectivo. Este proceso se basa en gran medida en las decisiones y la aprobación del departamento de contabilidad de una empresa. En un negocio grande o burocrático, el ciclo de desembolso de efectivo involucra un puñado de departamentos distintos a la contabilidad, incluyendo compras, recepción y producción. El desembolso de efectivo puede involucrar no solo efectivo físico, sino también todos los recursos de efectivo, como cheques y líneas de crédito.
Pasos en el ciclo
El punto de partida de un ciclo de desembolso de efectivo depende del plan contable de un negocio específico. Explicado de manera lineal, el ciclo básicamente funciona así: una empresa decide comprar un artículo o grupo de artículos. El departamento de compras coloca una orden de compra, que el departamento de contabilidad aprueba según los recursos de efectivo disponibles. El departamento de recepción recibe el pedido del proveedor a crédito. El departamento de contabilidad crea todos los documentos necesarios para la compra y paga al proveedor. El pago del proveedor constituye el desembolso efectivo real.
El ciclo de gasto
El autor James A. Hall argumenta en su libro "Sistemas de información contable" que el ciclo de desembolso de efectivo constituye parte de un proceso más amplio denominado el ciclo de gastos. Según Hall, el ciclo de desembolso de efectivo y el sistema de compras / cuentas por pagar constituyen los dos elementos de la primera parte del Ciclo de Gastos. En este ciclo, el sistema de compras / cuentas por pagar determina las necesidades materiales de una empresa y compra materiales en función de esas necesidades. Este sistema registra todas las compras entrantes como inventario y crea cuentas para cada proveedor. Durante el ciclo de desembolso de efectivo, el departamento de contabilidad recopila información sobre todas las cuentas abiertas y paga esas cuentas a través del desembolso de efectivo. Este ciclo es más o menos idéntico al ciclo de desembolso de efectivo estándar, pero lo divide en subciclos.
Más sobre el desembolso de efectivo
El desembolso de efectivo en pequeñas empresas funciona de manera muy diferente. Una tienda de propiedad independiente, por ejemplo, puede emplear a una persona que haga todas las compras, se encargue de todas las recepciones y salde todas las cuentas a través de un desembolso en efectivo. Este individuo también maneja el dinero para compras.
En algunos casos, un sistema de desembolso de efectivo puede no tener nada que ver con la compra de materiales por parte de una empresa. El estado de California, por ejemplo, considera que el sistema por el cual paga las ganancias de la lotería estatal es un ciclo de desembolso en efectivo. Técnicamente, cualquier ciclo por el cual una entidad desembolsa dinero como efectivo o cheque constituye un ciclo de desembolso de efectivo.
