Al dirigir una empresa, debe decidir qué tipo de sistema de contabilidad desea utilizar. Puede elegir entre usar un sistema de contabilidad manual o uno computarizado. Si bien los sistemas computarizados son convenientes, hay algunas ventajas distintivas que los sistemas de contabilidad manual pueden proporcionar.
Evitar datos corruptos
Uno de los beneficios de usar un sistema de contabilidad manual es que sabe que sus documentos siempre estarán disponibles cuando los necesite. Este no es siempre el caso cuando se usa un sistema computarizado. Cuando utiliza un sistema de contabilidad computarizado, muchas veces los datos se corrompen y ya no podrá acceder a la información. En ese momento, podría perder los años de datos que necesita desesperadamente para su negocio.
Errores de duplicación
Al utilizar un sistema de contabilidad manual, no tiene que preocuparse por los errores de duplicación. Con un sistema computarizado, existe la posibilidad de que duplique el archivo incorrecto y use un conjunto de números obsoletos. Con un sistema manual, simplemente tiene un libro con sus datos en él. Duplicar los datos sería un proceso muy complicado, que no es probable que ocurra. Esto le ayuda a evitar el uso de datos incorrectos.
Haciendo cambios
Otra ventaja de los sistemas de contabilidad manual es que son más fáciles de realizar cambios. Cuando necesite cambiar una entrada en su libro mayor, simplemente tome un borrador y borre la entrada. A continuación, puede escribir la nueva entrada en el espacio en blanco. Cuando necesite cambiar una entrada en su sistema de contabilidad computarizado, es posible que deba ingresar una contraseña y encontrar el archivo adecuado antes de poder cambiarla. Esto toma tiempo adicional y puede crear problemas.
Accesibilidad
Otra ventaja de usar un sistema de contabilidad manual es que es fácilmente accesible para cualquier persona que necesite la información. Por ejemplo, los dueños de negocios pueden confiar en su personal de contabilidad para manejar el software de contabilidad y la información que contiene. Si los propietarios necesitan acceso a algunos datos en el sistema, tienen que esperar a que alguien del departamento de contabilidad lo obtenga por ellos. Con un sistema manual, pueden mirar fácilmente en el libro y obtener la información por sí mismos.
